Jos kollegan virheet ovat toisten riesana

Kaikki johtamisen asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että töiden tulokselliseen tekemiseen tarvitaan välttämättä positiivisia työskentelysuhteita. Mitä meidän sitten pitäisi tehdä, kun joku kollega jättää hommansa hoitamatta niin, että se vaikuttaa työhömme? Onneksi työtoverin virheiden rakentava käsitteleminen voi esteiden rikkomisen ohella myös auttaa meitä ja kollegaamme hankkimaan uusia taitoja.

Kollega saattaa lipsua määräajoista, lyödä laimin tärkeitä töitä, tehdä laskuvirheitä tai jopa antaa harhaanjohtavia tietoja. Kaikissa tapauksissa kollega saattaa tehdä viattomia virheitä vaikkapa tietämättömyyttään, kokemattomuuttaan tai ymmärtämättömyyttään. Ilman lisätietoja ei voi olla varma syistä, ja siksi ei pidä ryhtyä hätiköityihin toimiin.

Tee diagnoosi

Yritä aivan ensiksi hankkia itsellesi selvä käsitys siitä, mitä todella tapahtuu. Koeta selvittää, onko kysymyksessä lyhyen aikavälin haitta (kenties kollegan yksityiselämä tai sairastelu tuottaa ohimeneviä vaikeuksia) vai pitkän aikavälin ongelma (ammattitaito tai sopeutumiskyky ei riitä työtehtävien hoitamiseen).

Influence Without Authority -kirjan tekijä, Babson Collegen globaalin johtamisen professori Allan Cohen korostaa: "Koskaan ei tiedä, saako työtoveri oikeanlaista tukea toisilta, onko hänelle ilmaantunut jokin henkilökohtainen ongelma tai ymmärtääkö hän kenties asian toisella tavalla kuin sinä."

Hae käsityksellesi vahvistusta toisilta kollegoilta: Ajattelevatko he samoin kuin sinä? MIT-yliopistoon kuuluvan Sloan School of Managementin liikkeenjohdon professori Deborah Ancona, joka on kirjoittanut kirjan X-Teams: How to Build Teams that Lead, Innovate, and Succeed, kehottaa kuitenkin varovaisuuteen: "Ei kannata kiinnittää toisten huomiota ongelmaan, elleivät he ole jo panneet sitä merkille."

Puhu suoraan

Asia pitää puida kollegan kanssa heti ja kiertelemättä. Keskustelu onnistuu parhaiten vapaamuotoisesti kahden kesken. Älä syytä äläkä moiti työtoveriasi. Selitä konkreettisten esimerkkien avulla, miten kollegan toimintatapa tuottaa sinulle haittaa.

"Tuppaamme syyttämään vaikeuksista ja vääryyksistä yksityisiä ihmisiä ja nimenomaan heidän luonteenpiirteitään", Harvardin yliopiston psykologian professori Richard Hackman sanoo. Tämä on vaarallista sen vuoksi, että jos ongelma esitetään tässä asiayhteydessä, hyökkäyksen kohteeksi joutuu suoranaisesti ihmisen persoona eikä hänen toimintatapansa.

Jotta päästäisiin yhteiselle pohjalle kollegan kanssa, keskustelun pitää lähteä yhteisistä tavoitteista. Hackman neuvoo: "Kannattaa kysyä: 'Miten voimme edistää tavoitteidemme saavuttamista?' Ei kannata syyttää: 'Mokasit taas.'"

Älä luule ilman muuta tietäväsi, miksi kollegasi tekee virheitä. Hackman korostaa: "Sinun täytyy ottaa huomioon se mahdollisuus, että joudut huomaamaan olevasi itse väärässä." Kysy itseltäsi: "Mitä todella tapahtuu?" "Tulkitsenko tai ymmärränkö väärin tämän tilanteen?" Saattaa käydä ilmi, ettei kollegasi ollut selvillä virheistä tai siitä, miltä hänen toimensa näyttivät toisten silmissä.

Auta ja tue

Jos virheet johtuvat jostakin tilapäisestä syystä, vaikkapa perheenjäsenen sairastumisesta, pitää tarjota apua. Voi olla paikallaan jopa hoitaa kollegan tehtäviä, mikä auttaa vahvistamaan keskinäisiä hyviä suhteita.

Ancona sanoo: "Kaikessa on kysymys suhteiden hoitamisesta. Ei riitä, että vältetään vaarantamasta suhdetta, sitä pitää myös koko ajan vahvistaa." Voit joutua tekemään ylimääräistä työtä, käyttämään aikaa kollegasi tekemien töiden tarkastamiseen tai selittelemään tilannetta toisille työtovereille.

Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi valehdella kollegasi hyväksi tai ottaa pysyvästi vastuullesi hänen tehtäviään. Tuuraat työtoveriasi vain silloin, kun olette nimenomaan yksimielisesti todenneet, että järjestely on tilapäinen.

Jos tulet siihen tulokseen, että virheet juontuvat jostakin pitkäkestoisesta syystä, kuten taitamattomuudesta, voit tarjoutua auttamaan ratkaisuvaihtoehtojen ideoinnissa. Kenties kollega keksii keinon kehittää taitojaan, tai ehkä hän menee hakemaan apua esimieheltään.

Yleensä ei kannata antaa kollegan jatkaa virheiden tekemistä. "Hyvin kilpailuhenkisissä organisaatioissa tunnetaan houkutusta päästää ihmiset kompastumaan omaan miekkaansa", Cohen sanoo. "Niissä arvostetaan kuitenkin vielä enemmän sitä, että kaveri pelastaa hengen." Jalomielisellä menettelyllä velvoitat kollegasi auttamaan sinua vastaisuudessa. Tällainen vastavuoroisuus luo usein vahvan perustan ammatilliselle yhteistyösuhteelle.

Suojaudu

Joudut ehkä huomaamaan, että kollegasi tekee tahallaan virheitä heikentääkseen asemaasi tai kaapatakseen itselleen ansion sinun tekemästäsi työstä. "Tällaisten juonittelutilanteiden selvittely on paljon sotkuisempaa", Ancona sanoo. Onneksi ne ovat myös paljon harvinaisempia. Cohen kertoo tavanneensa uransa aikana vain kourallisen "varsinaisia lieroja". Hän neuvoo: "Vasta viimeisenä vaihtoehtona pitää ottaa huomioon se mahdollisuus, että kollega möhlii tahallaan."

"Asianomaiselle voi puhua päin naamaa ja toivoa hänen parantavan tapansa", Ancona sanoo. Ellei se onnistu, sopii kokeilla seuraavia keinoja:

* Tuo hienovaraisesti esiin työpanoksesi. Puhu aktiivissa, älä passiivissa. Älä sano kokouksessa: "Nämä analyysit osoittavat meille oikeat investointikohteet." Sano sen sijaan: "Tein nämä analyysit, jotka osoittavat meille oikeat investointikohteet."

* Tarjoudu esittelemään ryhmätyön tulokset. Sitä, joka esittää palaverissa yhteisen raportin, pidetään usein johtajana tai ainakin aktiivisimpiin kuuluvana tiimin jäsenenä.

* Ota kunnia, kun se sinulle kuuluu. Älä silti kersku saavutuksillasi. Pane panoksesi selvästi nähtäville ja anna esimiehellesi täsmällinen kuva siitä, mikä on sinun työsi osuus hankkeessa.

* Älä turvaudu kollegasi parjaamiseen. Kielteiset kommentit antavat todennäköisesti sinusta yhtä epäedullisen kuvan kuin niiden kohteesta.

Viimeiset keinot

Ponnisteluistasi huolimatta voi käydä niin, että kollegasi jatkaa virheellistä toimintaansa. Tämä ei ole pelkkä harmillinen riesa; se saattaa myös haitata urakehitystäsi. Asiantuntijat neuvovat sinua paneutumaan aktiivisesti oman maineesi vaalimiseen.

Vältä vastedes mahdollisuuksien mukaan työskentelyä tämän ihmisen kanssa. Ellei se käy, voit suojautua edellä mainituilla keinoilla ikään kuin asianomainen pyrkisi aktiivisesti kaivamaan maata jalkojesi alta. Harkitse myös keskustelua oman esimiehesi kanssa. Kerro hänelle, mihin toimiin olet ryhtynyt, ja pyydä häneltä neuvoja. Tee kuitenkin selväksi, ettet pyydä häntä puuttumaan asiaan.

Asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että kollegan esimiehen puoleen tulee kääntyä ainoastaan hyvin vakavassa tilanteessa, esimerkiksi silloin, kun käynnissä oleva hanke uhkaa mennä myttyyn. Silloin voi hyvinkin käydä niin, että välit kollegaan viilenevät ja kärsivät pysyviä vaurioita. Monissa yrityskulttuureissa työtoverin esimiehen puheille meneminen tulkitaan merkiksi siitä, ettei asian esille ottaja ole "joukkuepelaaja".

Ehkäisykeinoja

VeriSign-yhtiössä työskentelevälle ohjelmistoinsinöörille Drew Chattolle tiivis yhteistoiminta ei ainoastaan kuulunut toimenkuvaan; se oli hänen työnsä olennainen sisältö. Hän kirjoitti omin päin ohjelmakoodia, mutta se meni aina toisten tarkastettavaksi ja sitten yhdistettäväksi hänen kollegojensa tuotoksiin niin, että saatiin aikaan valmis tuote.

Drew'n kollega Eddie oli kokemattomampi joskin yhtä kyvykäs insinööri. Hän oli vasta hiljattain tullut VeriSignin palvelukseen, joten koodi ei ollut hänelle tuttua. Hän ei kuitenkaan esittänyt kysymyksiä vaan toimi omien olettamuksiensa mukaisesti ja sai usein oman osuutensa nopeasti valmiiksi. Tarkastusvaiheessa Drew löysi aina virheitä Eddien töistä ja joutui pyytämään häntä korjaamaan koodia. Eddie ei koskaan väittänyt vastaan mutta teki kerran toisensa jälkeen samantapaisia virheitä.

Drew kyllästyi käymään kerta kerralta samaa keskustelua ja tarjoutui neuvomaan, miten Eddien pitäisi miettiä ohjelmointitehtäviä ennen kuin ryhtyy kirjoittamaan koodia. Nämä keskustelut tarjosivat Eddielle tilaisuuden kysyä, miten VeriSignissä oli tapana menetellä, joten hänen ei tarvinnut repiä ratkaisuja omasta päästään.

"En voinut olettaa hänen osaavan esittää oikeita kysymyksiä", Drew sanoi. Eddie otti avun vastaan ilomielin. Hän tiesi, että Drew'lla oli enemmän kokemusta, ja arvasi tämän jo kyllästyneen kollegansa töiden korjailuun.

Drew'n menettely auttoi Eddietä välttämään virheitä. Valmistelupalaverit veivät Drew'lta aikaa, mutta nopeuttivat tarkastusvaihetta ja auttoivat parantamaan hänen ja Eddien välejä.

Eskalaatioriski

Edellä siteerattu Allan Cohen on Babson Collegen professori ja dekaani. Aiemmassa virassaan eräässä suuressa yliopistossa Cohen työskenteli yhdessä Carlin kanssa. Tämä Cohenin hyvä ystävä ja kollega toimi saman tiedekunnan apulaisdekaanina. Cohen oli ehdottanut uutta ohjelmaa, jolle piti saada Carlin hyväksyminen. Vaikka Carl oli taustaltaan laskentatoimen asiantuntija, hän teki jatkuvasti virheitä uuden ohjelman kustannuslaskelmissa.

Cohen huolestui Carlin puolesta ja päätti mennä hänen esimiehensä puheille. Niinpä hän eräänä päivänä pistäytyi dekaanin toimistoon kertomaan asiasta. Keskustelun aikana oveen koputettiin, ja Carl astui sisään. Hänen työhuoneensa oli dekaanin huoneen vieressä, ja hän sanoi kuulleensa koko keskustelun, koska betonisessa väliseinässä oli halkeama.

"Asiasta ei puhuttu sen koommin, mutta kesti reilusti toista vuotta ennen kuin sain välimme taas kuntoon", Cohen kertoo. Hän katuu, ettei keskustellut asiasta suoraan Carlin kanssa ennen kuin meni dekaanin puheille. "Jos olisin tehnyt niin, olisin voinut pysyä hyvissä väleissä Carlin kanssa ja ehkä auttaakin häntä."

Copyright 2010 Harvard Business Review

Distiributed by New York Times Syndicate All Rights Reserved

Suomennos Antti Kerkkonen

Artikkeli on julkaistu Fakta-lehdessä.