Tunnista tyyppisi ja kesytä kiire

AJANHALLINTA

Hanna Säntti, Talouselämä, 19.11.2009, 7:30

Aikataulunsa voi sössiä monella tapaa. Yksi haalii jatkuvasti liikaa töitä, eikä osaa koskaan sanoa ei. Toinen söhlää sataa asiaa yhtä aikaa ja hajottaa voimansa. Kolmas jumiutuu pikkuasioihin ja tuskastuu, kun isot asiat jäävät rästiin.

Yhteistä kaikille on jatkuva ahdistus ajan riittämättömyydestä.

Onneksi kellonkin voi kesyttää. Yhtä kaikille sopivaa neuvoa hopun hallitsemiseksi ei kuitenkaan ole, koska kiireen syyt vaihtelevat.

Ensimmäinen askel parempaan ajanhallintaan on tunnistaa omat heikot kohdat.

Talouselämän pikatesti auttaa alkuun. Mieti, mikä seuraavista tyypeistä kuvaa sinua parhaiten.

1. ”Ja tääkin asia vielä”

Työpöydälläsi kohoaa vuori tekemättömiä töitä. Budjettilukuihin pitäisi ottaa kantaa, henkilöstökyselyn tulokset analysoida ja miettiä, miten vastata pariin reklamaatioon. Ja siten pitäisi varata aika lääkärille ja hoitaa lasten rokotukset ja...

Kalenteri kuriin

Hyvä ajanhallinta on monen askeleen summa.

Analysoi toimintatapasi ja tilanteesi. Mikä on pakollista ja mitä asioita voit muuttaa tai karsia helposti.
Aseta selkeät tavoitteet ja etene askel kerrallaan. Harva pystyy muuttamaan kaikkea kerralla.
Opettele uusia tapoja toimia. Varaa lisää aikaa tärkeille asioille.
Aloita määrätietoisesti. Pysy päätöksissäsi, älä lankea höttöön.
Pyydä tukea. Esimies tai valmentaja ovat hyviä sparraajia muutoksessa.

Taidat olla niitä, jotka yrittävät tehdä kaiken itse ja unohtavat jakaa asiat isoihin ja pieniin.

Lääke: Ala heti harjoitella priorisointia ja delegointia.

2. ”Kyllä mä voin tehdä”

Pomo tulee kysymään, ennättäisitkö pika-avuksi kiireelliseen projektiin. Vastaat kyllä yhtä nopeasti kuin edellisellekin kysyjälle – ennen kuin olet sekuntiakaan miettinyt, mitä kaikkea muuta olet lupautunut tekemään.

Olet todennäköisesti tyyppiä, jonka on vaikea sanoa ei.

Lääke: Koskaan ei ole liian myöhäistä opetella kieltäytymään.

3. ”Ei tää oo vielä valmis”

Raportti piti toimittaa eteenpäin tänään. Olet jo anonut esimieheltäsi päivän lisäaikaa, mutta silti tuntuu, ettet millään ennätä hioa kaikkia kohtia loppuun. Vaikka kuinka monta asiaa on vielä tarkistamattakin.

Ettet vain kuuluisi niihin, joiden on vaikea päästää asioista irti.

Lääke: Kaikessa ei tarvitse olla erinomainen, usein riittää kun on hyvä.

4. ”Mä täs samalla hoidan”

Kirjoitat vähän muistiota ja vastaat välillä pariin sähköpostiin. Ai niin,sille myyntipuolen jampallekin pitäisi soittaa ja pian alkaa tiimipalaveri. Siellä voi varmaan samalla tsekata kannettavalta pari juttua ja hoitaa loput sähköpostit.

Sinun pulmasi on selvä: yrität tehdä liian monia asioita yhtä aikaa.

Lääke: Keskity yhteen asiaan kerrallaan ja sulje välillä vempaimet.

”Tunne siitä ettei jaksa, tulee usein siitä, ettei ole hallinnan tunnetta”, sanovat Riitta Hämäläinen-Bister ja Pie Hagström, jotka vetävät ajanhallinnan kursseja Dirikka Oy:ssä.

Siksi jokaisen on ensimmäiseksi mietittävä, mitä pitäisi ja voisi tehdä toisin. Yleensä vastaus tarkoittaa uusien tapojen opettelemista ja vanhoista luopumista.

Yleispätevä neuvo on, että kellon hallinta vaatii priorisointia. Päivän työt pitäisi järjestää tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin ja niihin, jotka pitää hoitaa heti ja niihin, jotka voivat tovin odottaa.

”Jos koko päivä on tärkeää ykköstyötä, voimat menevät”, Hämäläinen-Bister sanoo.

Pelkkä ajatuskin töiden järjestelemisestä ahdistaa silti monia. Tehtävälista tuntuu pallolta jalassa.

”Silloin kannattaa miettiä, miksi niin on. Tehtävälistahan on työkalu, joka tarkoitus on lisätä hallinnan tunnetta ja vapauttaa siten voimavaroja.”

Tehtävien järjestely ei kuitenkaan auta, jos hommiin varaa liian vähän aikaa. Viisaampaa on jo suunnitteluvaiheessa hyväksyä, että jotkut jutut vaativat kunnolla aikaa.

”Liian tiukka aikataulu luo tunteen, ettei oma osaaminen riitä, vaikka kyse on ihan muusta”, Hämäläinen-Bister sanoo.

On line -ajan kirous on työn pirstoutuminen. Neuvot yhtenäisen ajan järjestelemiseksi ovat tuttuja: Sähköpostit kannattaa hoitaa isompina nippuina tiettyinä aikoina. Kännykän voi sulkea ja huoneen oven vetää kiinni, jos sellaisen ylellisyyden vielä omistaa.

Joskus on tarpeen miettiä koko toimiston kokouskäytännöt uusiksi. Ovatko kaikki palaverit tarpeellisia? Voiko kokouksia niputtaa? Toimisiko miitinki aamupalan tai lounaan yhteydessä tai peräti pienen kävelylenkin lomassa?

”Rutiini-sanalla on huono kaiku, mutta rutiinit voivat olla myös niitä hyviä käytäntöjä, jotka luovat aikaa kaikelle muulle”, summaa Hämäläinen-Bister.