Tiedosta pitäisi olla vain yksi totuus!

Samaan asiaan liittyvää tietoa joudutaan usein käsittelemään useissa eri tietojärjestelmissä. Mutta miten voidaan varmistaa, että esimerkiksi asiakkaisiin tai tuotteisiin liittyvät tiedot ovat oikein ja samasssa muodossa kaikissa järjestelmissä?

Miten määritellään kuka saa muuttaa tietoa tai hyväksyä muutoksen? Löytyykö tiedosta ja tietohierarkioista myös historiatietoa? Liiketoimintakriittisen tiedon kokonaisvaltainen hallinta on ongelma lähes kaikissa organisaatioissa - joko tiedostettuna tai tiedostamattomana.

Organisaation perustietojen (Master data) hallinta on joukko teknologioita, työvälineitä ja prosesseja, joita tarvitaan luomaan ja ylläpitämään yhtä paikkansapitävää totuutta kaikesta tärkeästä liiketoimintatiedosta.

Järjestelmällä hallitaan tyypillisesti hitaasti muuttuvaa perustietoa, kuten esimerkiksi asiakastietoja, tuotetietoa tai sopimuksia. Perustiedon hallinta vaatii usein täsmennyksiä liiketoimintaprosesseihin, joilla varmistetaan tiedon oikeellisuus ja omistajuudet.

Tiedon sisällön pitää olla oikein muodosta riippumatta

Liiketoimintakriittisen perustiedon kokonaisvaltainen hallinta on monelle organisaatiolle suuri haaste. Esimerkiksi asiakkaisiin tai tuotteisiin liittyviä tietoja saatetaan joutua käyttämään erimuotoisina eri järjestelmissä. Siitä huolimatta tiedon sisältö pitää olla oikein kaikissa organisaation tietojärjestelmissä.

Jotta tämä olisi mahdollista, pitää perustiedoille määritellä hierarkia, eli käytännössä päättää ja valvoa, kuka organisaatiossa saa muuttaa tietoa tai hyväksyä sen muutoksen. Myös tiedon ja hierarkiatietojen historiikkia tulee valvoa, jotta tarvittaessa voidaan selvittää mitä muutoksia tietoihin on tehty, milloin ja kenen toimesta.

Ratkaisu ei maksa Ferrarin hintaa

Markkinoilla olevat perustietojen hallintaan liittyvät ratkaisut ovat aiemmin olleet erittäin kalliita hankkia ja näin ollen hankkeita on ollut vaikea perustella. Monet organisaatiot ovatkin tuskailleet asian kanssa jo vuosia.

Uuteen Microsoft SQL Server -ohjelmistoon sisältyvä MDS-palvelu (Master Data Services) auttaa organisaatioita yhdenmukaistamaan kaiken liiketoiminnan kannalta keskeisen tiedon, jota hyödynnetään useissa eri tietojärjestelmissä.

Ohjelmiston avulla tiedon muutosprosessia voidaan hallita ja seurata. MDS:n avulla organisaation tieto ja tietohierarkiat on mahdollista versioida tarkoituksenmukaisesti. MDS sisältyy SQL Server 2008 R2 Enterprise -ohjelmistoon, eikä vaadi erillistä lisenssiä. Hanke voidaan käynnistää pienillä aloituskustannuksilla ja parantuneesta tiedon laadusta päästään nauttimaan nopeasti.

Suomenkin markkinoilla on jo osaavia MDS-ratkaisutoimittajia, joilla on laaja ja pitkäaikainen kokemus perustietojen laadunparantamisprojekteista.

Microsoftin palvelinohjelmistoista vastaava liiketoimintajohtaja Juha Karppinen on toiminut yli 10 vuoden ajan ratkaisuliiketoiminnan parissa. Ennen Microsoftia hän oli reilut kymmenen vuotta Digitalin palveluksessa toimien tiedonhallinnan ratkaisualueella useissa eri tehtävissä.

Microsoft Areenan sisältö on tuotettu Microsoftin tuella.