TEEMANA VIESTINTÄ
Jukka Jänönen, 2.2.2010, 14:22Sähköpostilta odotetaan nyt paljon
Viestinnän ratkaisuilta odotetaan enemmän ja enemmän. Yhtäällä alati muuttuvat liiketoiminnan tarpeet vaativat parannuksia tuottavuusympäristöön ja toisaalta työn tekemisen muutos edellyttää uusia työvälineitä. Paineet kohdistuvat myös sähköpostijärjestelmiin.
Sähköposti on tänä päivänä kriittinen osa liiketoimintoja ja siksi siltä edellytetään kykyä muuntua liiketoiminnan tarpeisiin ja tuottaa kilpailukykyä. Organisaatioiden odotusarvot sähköpostin käytettävyyden, luotettavuuden ja tuottavuuden suhteen ovat siten erittäin korkeat.
Yhdessä pikaviestinnän, läsnäolotiedon, puhelujen, vastaajapalveluiden, videoneuvotteluiden ja verkkokokousten kanssa sähköposti on myös yksi yhdistetyn viestinnän kulmakivistä. Näistä palveluista organisaatiot etsivät ratkaisuja viestintäympäristönsä optimointiin ja investoivat ratkaisuihin, jotka tuovat kilpailuetua niin lyhyellä kuin pitkällä aikavälillä.
”Uuden ja vanhan sähköpostijärjestelmän välinen ero
on sama kuin 90-luvun autolla ja nykyisillä menopeleillä. Vanhallakin
toki pääsee liikkeelle, mutta jos mietitään asiaa
turvallisuuden, luotettavuuden tai vaikkapa ympäristöystävällisyyden
näkökulmasta niin kummanko auton kanssa lähtisit mieluummin matkalle”,
tuote- ja ratkaisupäällikkö Ari Suominen Microsoftilta
kysyy pilke silmäkulmassa.
”Tänä päivänä asiakkaat odottavat sähköpostiratkaisujen mahdollistettavan organisaation resurssien ja tietotaidon sekä tietopääoman hyödyntämisen siellä, missä niitä kulloinkin tarvitaan ja päätelaitteista riippumatta. Kyse on siis paljon muustakin kuin pelkästä sähköpostien lähettämisestä”, hän jatkaa.
Investointien aika on nyt
It-palvelutalo Tiedon seniori teknologiakonsultti Ilkka Salomaalla on useiden vuosien kokemus Microsoft Exchangen päälle rakennetuista viestinnän ratkaisuista. Tieto on omassa organisaatiossaan hyödyntänyt jo vuosia yhdistetyn viestinnän ratkaisuja.
”Yhdistetyn viestinnän ratkaisut maksavat itsensä takaisin jopa muutamassa kuukaudessa, kuten meillä Tiedolla on tapahtunut. Hyödyn saa sitä nopeammin ulos, mitä paremmin järjestelmän jalkautus on järjestetty, eli miten uudet työtavat juurrutetaan koulutuksen ja motivoinnin keinoin organisaatioon.”
Toinen asia, mitä Salomaa pitää onnistumisen kannalta keskeisenä, on ajantasainen perusinfrastruktuuri
”Kun ohjelmistoversiot ovat tuoreita, niiden vikasietoisuus ja muut keskeiset ominaisuudet ovat riittävällä tasolla. Tiivistetysti voi sanoa, että jos haluat varmistaa nopeimman mahdollisen investoinnin takaisinmaksuajan, rakenna hyvä järjestelmä ja lanseeraa se kunnolla.”
Rivakasti liikkeelle
Salomaa suosittelee kaikille asiaa pohtiville rivakkaa liikkeellelähtöä, sillä niin tekevät kilpailijatkin.
”Joissakin organisaatioissa ikärakenne voi olla sellainen, ettei uusien toimintatapojen perään osata kysellä. Hyöty liiketoiminnalle on kuitenkin kiistaton, tämän tiedostavat niin organisaatioiden johto ja it-yksiköt. Nyt on toiminnan aika, sillä näiden ratkaisujen varaan voi rakentaa viestinnän strategian pitkälle tulevaisuuteen.”
”Kannattaa muistaa, että yhdistetyn viestinnän ratkaisut mahdollistavat työn tekemisen muutoksen. Esimerkiksi matkustamista ei tarvitse eikä pidä lopettaa, mutta vähemmän tähdelliset kokousmatkat kannattaa hoitaa esimerkiksi videoneuvotteluilla.”
Yhdistetyn viestinnän seuraavaksi askeleeksi Salomaa näkee ohjelmaintegraation eri sovelluksiin.
”Exchangen, Office Communications Serverin ja Sharepointin integraatio eri sovelluksiin tuo käyttöön helppoutta. Jatkossa ei tarvitse mennä Outlookiin lähettämään sähköpostia tai pikaviestiä vaan sen voi tehdä suoraan auki olevasta sovelluksesta. Tämä tie vie koko ajan syvemmälle ja syvemmälle erilaisiin liiketoimintasovelluksiin.”
Lyhyt takaisinmaksuaika
Tutkimusyhtiö Forrester haastatteli viime syksynä yhdeksää suuryritystä, jotka olivat ottaneet käyttöön Microsoft Exchange 2010 -järjestelmän. Liki kaikki haastatellut asiakkaat havaitsivat seuraavat hyödyt: parantunut tallennustilan hallinta ja luotettavuus, mahdollisuus käyttää suurempia postilaatikoita ja entistä parempi suojaus sekä velvoitteiden noudattamisen helpottuminen.
”Tulokset vahvistavat, että olemme löytäneet keinon palvella asiakkaitamme paremmin ja tuottamaan heille lisäarvoa sähköpostijärjestelmällä. Tutkimuksessa investointi päivitykseen oli asiakkaiden näkökulmasta perusteltu jo pelkästään tallennustilan parantuneen luotettavuuden perusteella”, Suominen toteaa.
Tutkimuksen mukaan investoinnin tuottoprosentti on 48 prosenttia ja takaisinmaksuaika jää alle puoleen vuoteen käyttöönotosta. Esimerkiksi tallennustilakustannukset ja korkean käytettävyyden ylläpitokulut pienenevät, vastaaja- ja varmuuskopiointijärjestelmän kustannukset vähentyvät ja mobiilikustannukset laskevat.
”Koska yhä useampi päätelaite ja ohjelmisto kytkeytyvät viestintäympäristöön, nostavat parempi tietoturva ja yksinkertaistunut velvoitteiden noudattaminen myös omalta osaltaan investoinnin kannattavuutta,”, Suominen lisää.
Yhdenmukainen käyttäjäkokemus ja mobiilikäyttö
Osalle tutkimuksessa haastatelluista sähköpostijärjestelmän tärkein asia oli yhtenäisen ja yhdenmukaisen käyttäjäkokemuksen paraneminen. Näille asiakkaille sähköpostiviestien priorisointiin, vastaajaviestien tekstimuotoiseen esikatseluun ja postivihjeisiin liittyvät toiminnot olivat lähes it-keskeisten parannusten veroisia tai jopa tärkeämpiä hyötyjä.
”Yksittäiset toiminnot, kuten esimerkiksi sähköpostin käyttö äänikomennoilla ja saapuneiden ääniviestien tekstimuotoinen esikatselu, saattavat olla jollekin käyttäjälle todella merkittäviä uutuuksia. Pienistä yksityiskohdista rakentuu kokonaisuus, joka parantaa viestinnän tehokkuutta kaikilla tasoilla”, Suominen sanoo.
Sellaiset organisaatiot, jotka toimivat erittäin hajautetusti tai heidän työvoimansa on erittäin liikkuvaa, nostivat puolestaan mobiilityöntekijöiden tukemisen pienentyneet kustannukset uuden sähköpostijärjestelmän keskeisemmäksi hyödyksi.
”Viestintätyökaluja täytyy voida hyödyntää tietokoneessa, selaimessa ja puhelimessa. Se parantaa ihmisten välistä yhteistyötä ja etätyömahdollisuuksia sekä vaikuttaa suoraan tuottavuuteen. Käyttömukavuutta lisää se, että käytössä on aina tuttu ympäristö”, Suominen kertoo.
Järjestelmä käyttöön sopivimmalla tavalla
Modernilta sähköpostijärjestelmältä odotetaan, että sen voi hankkia tavalla, joka parhaiten tukee asiakkaan omia liiketoiminta- tai teknologiatarpeita.
”Yhdelle sähköpostipalvelu on luontevinta pitää omassa organisaatiossa, toiset valitsevat kumppanin isännöimän palvelun, kolmas haluaa Microsoftin tuottavan sen pilvipalveluna ja neljäs valitsee näiden palvelujen yhdistelmän. Olennaista on, että hankinta ja käyttö on vaivatonta ja asiakas voi hakea liiketoimintaansa sopivan tasapainon kiinteiden ja muuttuvien kustannusten välille”, Suominen painottaa.
TEEMANA JÄRJESTELMÄNHALLINTA
Riku Reimaa, 1.10.2009 11:01Miksi kaiken pitää olla niin monimutkaista?
