TEEMANA OFFICE 2010
Tom Toivonen, 16.12.2009, 10:30Office muuttaa työn tekemistä, katso itse
Moni ehkä miettii miksi tarvitsemme jälleen uuden Office-version, vaikka
edellisenkin avulla voi tehdä täysin tuottavaa työtä. Microsoft Office 2007
on toki tehokas tuottavuustyökalupaketti, mutta sen valmistumisesta on
vierähtänyt jo monta mielenkiintoista vuotta, joiden aikana maailma on
muuttunut.
Outlook Social Connector tuo esimerkiksi eri viestintäkanavissa, kuten LinkedInissä ja Sharepointissa, käydyt keskustelut yhteen näkymään.
Yksittäisten ominaisuuksien sijaan tärkeintä on kokonaisvaltainen työn tekemisen muutos. Työ on yhä enemmän ajasta ja paikasta riippumatonta ja yhteistyön tärkeys korostuu. Samanaikaisesti pitää voida luoda ja muokata moninaista sisältöä - yhdessä, mutta myös fyysisesti eri paikoista.
Nyt esimerkiksi sama Officen käyttäjäkokemus on saatavilla riippumatta siitä, istutko tietokoneen ääressä toimistolla tai kotona, oletko tien päällä matkapuhelimen varassa, vai haluatko saada asiat hoidettua nopeasti selaimella?
Vuonna 2007 YouTube oli suhteellisen uusi palvelu. Nyt samaan palveluun ladataan 20 tuntia videoita jokaisen päivän jokaisena tuntina. Viime vuosina monet ovat hankkineet puhelimen, joilla voi tallentaa niin kuva- kuin videotiedostojakin. On selvää, että kuvat ja videot ovat osa tämän päivän tarinankerrontaa.
Julkisia beetoja testattavaksi
Office 2010 -tuoteperheen beetaversiot julkaistiin marraskuussa. Saatavilla on suurille ja keskikokoisille yrityksille tarkoitettu Microsoft Office Professional Plus 2010 ja koteihin ja pienempiin yrityksiin suunnattu Microsoft Office Home and Business 2010. Molemmat beetat ovat ladattavissa Microsoftin sivuilta.
Joulukuun alussa julkistettiin myös beetaversiot työkaluista, jotka helpottavat Officen käyttöönoton suunnittelua yrityksissä. Lisätietoja uusista työkaluista voi lukea TechNet-blogissa.
Uusi Office mahdollistaa ideoiden ja ajatuksien konkretisoinnin nyt videoidenkin avulla. Esimerkiksi Powerpoint 2010:llä on mahdollista muokata ja lisätä videoita esityksiin - joko omalta levyltä tai suoraan vaikkapa YouTubesta.
Toinen viime vuosien merkittävä kasvualue on yhteisöllisyys sekä yhdessä tekeminen. Näillekin osa-alueille Officella on tarjota paljon uutta. Haluamme yhä enemmän tehdä reaaliaikaista yhteistyötä verkostoitumalla yhteisöihin ja samalla hallita informaatiota.
Nyt esimerkiksi henkilöhaulla on helppoa löytää haluttu asiantuntija. Toisaalta suunnaton sähköpostitulva on saatava hallintaan. Nyt voit esimerkiksi kerätä yhden sähköpostin viestit helposti samaan paikkaan postilaatikossa, siivota toistoa sisältävät viestit tai etukäteen ohittaa turhan viestiketjun tulevat viestit.
Lisää videolla
Office 2010:n uusista ominaisuuksista löytyy useita esittelyvideoita verkosta. YouTubessa on yksilöitynä huima lista yksittäisiä ominaisuuksia. Esimerkkeinä vaikkapa Web Apps ja Outlookin keskusteluiden hallinta. Home and Business -version lataamista on helpotettu erillisellä Click-to-Run-teknologialla. Siitä löytyy esittelyvideo Office 2010 The Movie -sivustolta.
Office 2010 The Movie -sivusto esittelee myös eri käyttäjien samanaikaista Office-tiedostojen muokkaamista ja kuinka trendien havainnollistaminen on Excelissä entistä helpompaa.
Olemme jo tottuneet siihen, että sähköposti, kalenteri ja tehtäväluettelo ovat aina mukanamme. Office 2010:n myötä tämä on mahdollista kaikkien Office-tiedostojen osalta. Kysymys ei ole ainoastaan siitä, että saamme kännykkään sähköpostitetun Word-tiedoston auki, vaan siitä että puhelimesta tulee tietokoneemme luonnollinen jatke, jonne oikeat tiedostot kopioituvat automaattisesti ryhmätyötiloista.
Jos oma PC ei ole mukana ja puhelimen näyttö ja näppäimistö tuntuvat liian pieniltä, voi Office-asiakirjoja avata myös eri selaimilla. Office Web Apps -selainsovellukset toimivat Internet Explorerin lisäksi Firefoxilla ja Safarilla. Ja jotta yhdessä tekeminen olisi mahdollisimman tehokasta, useampi käyttäjä voi muokata samaa tiedostoa yhtä aikaa.
Suomessa monet kumppanit ja asiakkaiden testikäyttäjät ovat kokeilleet edellisiä esikatseluversioita jo viime kesästä ja beetaa marraskuusta lähtien. Kommenttien perusteella voidaan väittää, että Office 2010 ottaa selkeän loikan kohti muuttuvan työn maailmaa. Monipuolisista uudistuksista saat parhaan käsityksen itse kokeilemalla.
Tom Toivonen toimii Microsoftin tuottavuusratkaisuiden
liiketoimintajohtajana Suomessa. Ennen Microsoftia Toivonen on toiminut
tietotekniikkayritysten kansainvälisissä myynti-, markkinointi-, johto- ja
konsultointitehtävissä Suomessa ja Yhdysvalloissa.
Olen huomannut saman asian, tosin toisesta tarkastelukulmasta.
Vaihtaessani Microsoftin tuotteet Ubutuun, entiset kaupallisin ehdoin tarjottavat pakkopäivitykset kyseisen ohjelmistovalmistajan osalta loppuivat kuin seinään. Ei tarvitse opetella uusia jatkuvasti uusia käyttöliittymiä tehdäkseen samoja asioita. Laitteistojen elinkaarikin kolminkertaistui samalla. Työn tekeminen on muuttunut työn ehdoilla tapahtuvaksi toiminnaksi, enää ei entinen ohjelmistotoimittaja rokota vuosilisensseillä ja pakkopäivityksillä, nekin rahat säästyivät palveluiden hankintaan ja tukeen jos niitä joskus tarvitaan.
Kiitos palautteesta Rape! Yritin artikkelissani korostaa, että työn tekeminen on vuosien saatossa muuttunut. Työn luonne on muuttunut emmekä me enää tee samoja asioita kuin ennen. Tehdäksemme myös uusia asioita tai vanhoja asioita tehokkaamin, on mielestäni hyvä että työkalutkin kehittyvät.
Olemme tutkineet, että valintanauhaan perustuvan käyttöliittymän ansiosta käyttäjät ovat entistä tehokkaampia lyhyen muutaman viikon totuttelujakson jälkeen.
Kehoitin artikkelin lopussa lukijaa kokeilemaan beetaa tai katsomaan videot ja päättelemään itse onko uudessa versiossa juuri sinulle hyödyllisiä ominaisuuksia. Uskon että niitä on valtavan paljon.
TEEMANA JÄRJESTELMÄNHALLINTA
Riku Reimaa, 1.10.2009 11:01Miksi kaiken pitää olla niin monimutkaista?
Ilmoituksesi käsitellään seuraavan työpäivän kuluessa.