Sama koko ei sovi kaikille - edes pilvipalveluissa

Keilarannan laineet -vierasbloggaajana toimii Onsight Helsingin Jussi Roine.

Yksi pilvipalveluiden eduista on joustavuus. Kun yritys ja tarpeet kasvavat, voidaan pilvipalvelua – esimerkiksi sähköpostipalveluita tai intranetiä – laajentaa oman aikataulun ja tarpeiden mukaan.

Toisaalta mikään ei myöskään estä toteuttamasta sellaista hybridiympäristöä, jossa osa palveluista poimitaan pilvestä aina tarvittaessa.

Office 365 voidaan karkeasti jakaa kahteen palvelupakettiin, jotka esittelin aiemmin.

Hyvä lähtötaso on P-paketti, joka kattaa pienyrittäjien ja ammatinharjoittajien tarpeet. Palveluiden osalta löytyy kaikki tarpeellinen: sähköpostit, intranet, pikaviestin ja Officen selainversio (Office Web Apps).

Koska pienyrittäjät tarvitsevat vain harvoin yhtenäistä kertakirjautumisratkaisua (single sign-on), se puuttuu P-paketista. Toisaalta jo muutaman henkilön työllistävässä yrityksessä täytyy usein muokata asiakirjoja palaverien tai verkkokokouksen aikana usealta koneelta. Tähän saumaan Office Web Apps on mainio lisä.

Kattavampaan E-pakettiin (enterprise) voikin siirtyä omassa tahdissa. Tämän kevään perusteella voi sanoa, että etenkin Office 2010 -lisenssit ratkaisevat monessa yrityksessä valinnan E-paketin hyväksi.

Sen sijaan yhtenäiselle kertakirjautumiselle ei ole välttämättä monissa yrityksissä akuuttia tarvetta, vaikka sen hyödyt ovat kiistattomia. Active Directorylla on useissa yrityksissä vakiintunut asema keskitettynä hakemistopalveluna. Yhteisen käyttäjähallinnan eli federoinnin voi ottaa käyttöön Office 365:een myöhemminkin, kun järjestelmä tulee muuten tutummaksi.

Jos yrityksen nykyiset it-ratkaisut ovat kovin vanhoja, edessä on suuri hyppy uusimpaan Office-versioon ja muihin lisätyökaluihin kuten Lynciin. Pyrin muistuttamaan itselleni it-asiantuntijana, että peruskäyttäjä ei aina välttämättä riemastu kymmenistä uusista valikoista ja toiminnoista, jos arkiset perustoiminnot muuttuvat samalla vaikeammiksi.

Kaikkea ei siis kannata uudistaa kerralla kesän aikana – muutoin lomilta palaajat eivät ajattele firman it-nikkareita lämmöllä.

Kannattaa pohtia, mikä on omassa yrityksessä sopiva taso itse ylläpidettävien palveluiden ja pilvipalveluiden suhteen. Suomalaiset tietotyöläiset ovat esimerkiksi tottuneet käyttämään jaettuja levyasemia ja sähköpostipalveluiden jaettuja kansioita, eikä niitä kannata siirtää kovin kauas käyttäjistä.

Valitseepa minkä palvelupaketin tahansa pilvipalveluissa riittää aina suunniteltavaa ja toteuttavaa, varsinkin jos nykyinen perustietotekniikka sekava ja huonosti (tai olemattomasti) dokumentoitu. Kesällä on hyvää aikaa inventoida omat laitteistot ja ohjelmistot ja pohtia, mikä olisi itselle sopivin strategia pilvipalveluiden hyödyntämiseksi.

Jussi Roine keskittyy Onsight Helsinki -yrityksen pääarkkitehtina luennoimaan, debuggaamaan ja toteuttamaan Office 365- ja SharePoint-ratkaisuja kehäteiden molemmin puolin. Vapaa-aikansa Jussi viettää tyypillisesti pitämällä sadetta Suomen harvoilla kiipeilykallioilla, läppärin kanssa. Microsoft Areenan sisältö on tuotettu Microsoftin tuella.