It tulee töpselistä

Keskustelin erään yrittäjäystäväni kanssa heidän viestinnän tarpeistaan.

Yrityksen työntekijämäärä vaihtelee paljon vuoden aikana. Sesonkiaikana työntekijöitä on paljon ja työnteon vauhti on huimaa. Vastaavasti alhaisemman sesongin aikana henkilökuntaa tarvitaan vähemmän, mutta vauhti ei silti hidastu.

Sesongin aikana on tärkeää tavoittaa henkilöt nopeasti. Muina aikoina valmistellaan sesonkikautta, mikä edellyttää paljon tapaamisia.

Pienen yrittäjän tärkeimpiä työkaluja ovat edelleen puhelin, auto ja sähköposti. Aika ei tunnu koskaan riittävän kaikkeen. Huolina ovat myös asiakkaiden tyytyväisyys ja puheluista ja matkustamisesta syntyvät kulut.

Pienet yrittäjät eivät välttämättä tunne vielä uuden teknologioiden mahdollisuuksia. Isommissa yrityksissä tutut ääni- ja videopuhelinmahdollisuudet ovat kovin etäisiä – puhumattakaan videoneuvottelujen käyttämisestä.

Näille yrittäjille sähköpostin saaminen kännykkään on jo edistysaskel. Toki on ymmärrettävä myös, että pienyrittäjä keskittyy useimmiten oman liiketoimintansa pyörittämiseen eikä tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien kehittämiseen. Usein pienessä yrityksessä ei ole edes omaa it-henkilöstöä.

Säästöjä ja tehokkuutta töpselistä

Entäpä jos pienyrittäjä voisi vähentää matkustamista, säästää merkittävästi puheluissa ja parantaa asiakaspalvelua investoimatta merkittävästi lisää omiin järjestelmiin? Kiinnostaisivatko uudet viestintämuodot tuolloin myös pienyrittäjää?

Vastaus on helppo arvata. Kaikki pitäisi kuitenkin saada hankittua yritykseen yhtä helposti kuin sähkö töpselistä.

Tämä on jo todellisuutta. Ääni- ja videopuhelut sekä sähköpostin saa tänä päivänä hankittua internetin yli kuin sähkön töpselistä.

Kuluvan vuoden aikana ilmestyvä Microsoftin Office 365 laajentaa entisestään viestinnän ja yhteistyön mahdollisuuksia. Jatkossa pikaviestin, tietokoneiden väliset ääni- ja videopuhelut ja verkkokokoukset löytyvät yhtenä kokonaisuutena. Spontaanien tai etukäteen sovittujen verkkokokousten järjestämisestä tulee entistä helpompaa.

Mitä pienyrittäjän sitten kannattaisi tehdä?

Pienyrittäjien kannattaa harkita pilvipalveluita. Esimerkiksi Office 365 soveltuu niin suurille kuin pienillekin organisaatioille. Toimiston ohjelmistoja voi jatkossa hankkia pilvipalveluna suoraan verkosta, jolloin niiden ylläpitämisen voi jättää muiden harteille.

Pienet organisaatiot saavat pilvestä ostettavien sovellusten myötä samanlaiset mahdollisuudet hyödyntää uusinta viestintäteknologiaa kuin suuretkin yritykset. Työn takia ei tarvitse enää näin matkustaa yhtä paljon kuin aiemmin, yhteydenpito helpottuu ja myös puhelinkulut pienenevät.

Jokainen voi itse kokeilla, miten viestinnän palvelut on nykyisin mahdollista hankkia kuin sähkö töpselistä.

Ari Suominen toimii tuote- ja ratkaisupäällikkönä Microsoftin Office-liiketoimintayksikössä vastuullaan viestintäratkaisut. Microsoft Areenan sisältö on tuotettu Microsoftin tuella.