Erp on osa CFO:n työsarkaa

Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä (erp, enterprise resource planning) voi vikaantua monella tavalla. Toiminnanohjauksen häiriöillä on paljon erilaisia vaikutuksia, mutta useimmiten ne kytkeytyvät tavalla tai toisella taloushallinnon vastuualueisiin, PC World kirjoittaa.

"Erpissä kaikki tiet johtavat finanssipuolelle. Tyypillisesti CIO on hoitanut erp-järjestelmien teknologiapuolen, mutta CFO:lla on ollut viimeinen sana hankinnoissa, koska hän tuntee yrityksen toiminnanohjauksen laajemmat tarpeet", talousjohdolle konsulttiapua tarjoavan b2bcfo.comin osakas Mark Gandy sanoo.

Gandy muistelee 1990-luvun aikoja, jolloin saksalainen SAP oli erp-järjestelmien ainainen syntipukki. "Erp-häiriöissä valitettiin aina SAP:n käyttöönototon epäonnistumisista", hän kertoo.

Nykyään asiat ovat paljon monimutkaisempia. Erp-markkinoille on tullut niin paljon uusia toimijoita, ettei kaikkea voi enää panna SAP:n piikkiin, Forresterin tutkija China Marens huomauttaa.

"Asiakkaita hämmentävät erp-myyjien usein katteettomat lupaukset. Toisinaan yritykset eivät osaa selittää oikeita erp-tarpeitaan palvelutarjoajille. Vaikuttaa siltä kuin asiakkaat ja palvelutarjoajat puhuisivat kokonaan eri kieltä. Väärin ymmärretyt viestit lisäävät sekasotkua", hän arvelee.

Nimen omaan tässä kohtaa tulee CFO:n (chief financial officer) näytön paikka. Alun perinkin erp-hankinnoista päättäneen talousjohtajan on heittäydyttävä tilanteeseen sekä ratkaistava yrityksen toimintoja ja kassavirtaa uhkaavat erp-pulmat, asiantuntijat sanovat.

Talousjohtajan pitää kyetä varmistamaan toiminnanaohjaus niin, ettei yrityksen viimeinen rivi painu punaiselle.

CFO, valitse myyjä huolellisesti

Mark Gandylla on useita esimerkkejä, joissa hänen asiakkaansa ovat haparoineet monien erp-toimittajien ja erilaisten järjestelmäintegraattoreiden kanssa - usein hirvittävien sekasotkujen jälkeen.

Hänen mielestään erp-toimittajan valinta on kaikkein tärkein päätös. Yrityksen kannattaa valita sellainen toimittaja, jonka järjestelmissä riittää pitkällä tähtäyksellä kasvun varaa.

"Tavallisesti asiakkaat vaihtavat erppiä suurempaan, koska vanha erppi on jäänyt yrityksen kasvaessa liian pieneksi. Tällaisessa hankinnassa pitää olla aukottomat perustelut. Uutta erppiä ostettaessa ajatellaan aina, että tämä on vihoviimeinen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka tarvitsemme", Gandy perustelee valinnan tärkeyttä.

Myös Forresterin Martens tähdentää erp-toimittajan valinnan merkitystä erityisesti CFO:lle.

"Nimen omaan talousjohtajan pitää varmistaa, että erp-järjestelmä täyttää yritykset tarpeet myös tulevaisuudessa. Lyhytnäköinen valinta voi pakottaa yrityksen luopumaan toimivasta järjestelmästä ennen aikojaan. Tällöin CFO:lla on jälleen edessä miljoonainvestoinnit uusiin ohjelmistoihin", hän selostaa.

Gandy toteaa, ettei yrityksen pitäisi milloinkaan joutua uusimaan alle viisi vuotta vanhaa toiminnanohjausjärjestelmää.

Erp vaatii useimmiten räätälöintiä

Toiminnanohjausjärjestelmä on aina valittava tuottavuuden perusteella, Gandy tähdentää. Huhupuheet, jotka on kuultu kollegojen kanssa käydyissä kevyissä keskusteluissa esimerkiksi jonkin järjestelmän Microsoft-yhteensopivuudesta, ovat aivan vääriä perusteita.

CFO:n pitää kiinnittää huomiota yksityiskohtiin, koska kaikki erp-järjestelmät vaativat jonkin verran räätälöintiä yrityksen tarpeisiin.

"Erp-ohjelmistojen ja yrityksen tarpeiden välillä on aina jonkinlaista eroa. Yritykset haluavat tietenkin minimoida tämän välimatkan, mutta samalla niiden pitää ottaa huomioon, että erpin tuunaus maksaa aina rahaa", Martens sanoo.

Toisaalta yritykset pyrkivät välttämään liian räätälöityjä järjestelmiä. Tällöin erpin jotkut osat jäävät vähäiselle käytölle.

"CFO on taas hyvin, hyvin vihainen, koska hän ei halua maksaa tarpeettomasta teknologiasta", Martens jatkaa.

Asiakkaiden haastattelu kannattaa

Erp-ostoksilla kävijän kannattaa tutustua myyjän aikaisempiin toimituksiin. Gandy suosittelee päättäjiä vierailemaan useammissa yrityksissä, jotka ovat hankkineet erppinsä tietyltä toimittajalta.

"Yritysvierailut eivät poista ongelmia, mutta ostosten vertailu voi niitä vähentää. Ainakin sopimattomimmat palvelutarjoajat on helppo pudottaa pois pelistä", Gandy perustelee autokaupasta tuttua renkaiden potkimista myös it-hankinnoissa.

Forresterin Martens on samaa mieltä. "Palvelutarjoajat voivat luvata kuun taivaalta. Asiakkaat sen sijaan kertovat ongelmistakin puolueettomasti."

Kun erp-myyjä on valittu, edessä on raskaat sopimusneuvottelut. Gandy sanoo inhoavansa tuntilaskutuksen ideaa ja neuvoo yrityksiä välttämään koko aihealuetta.

"Yrityksen ei pidä maksaa istumisesta, vaan tuloksista. Maksusuunnitelmat kannattaa rakentaa sen mukaan, miten erp-hankkeen osat saadaan toimivaan kuntoon", hän evästää.

Jakelusta maksamisessa on se etu, että yritys maksaa palvelutarjoajalle vasta sitten, kun jokainen osa-alue todella toimii.

Toimiva erp on hintansa väärtti

Pilvipalvelut ovat pakottaneet perinteiset erp-myyjät teroittamaan kyniään uudella tavalla, ja CFO:t useimmiten pitävät näistä uusista tarjouksista. Erp-myyjät tarjoavat nykyään pakettiratkaisuja tiettyyn hintaan.

Martens arvioi, että pilvi on halventanut saas-ratkaisuja ja helpottanut niiden käyttöönottoa.

Hän kuitenkin varoittaa, että pilvipaketeissa piilee myös vaaroja.

"Myyjä niputtaa ohjelmistot, palvelut, koulutuksen ja käyttöönoton yhteen kiinteähintaiseen pakettiin. Tämä ei kuitenkaan sovi kaikille yrityksille."

Yritysten pitää muistaa, että ne saavat sitä mistä ne maksavat.

"Jos tarjouskilpailussa on mukana kaksi erp-myyjää, molemmat leikkaavat sopimuksen lopullisia kustannuksia supistamalla palvelujen tarjontaa. Tämä vaatii tarkkoja neuvotteluja", Martens huomauttaa.

Gandyn mielestä toimiva erp-järjestelmä on loppujen lopuksi tärkeämpi kuin sen kustannukset. Hän on valmis maksamaan hiukan enemmän, jos lisähinta takaa järjestelmän toiminnan tulevina vuosina.

Erp-mokista juristeille töitä

Viime vuoden kolme suurinta erp-ongelmaa johtivat kaikki mittaviin korvausvaatimuksiin.

New Jerseyssä toimiva Montclair State University haastoi Oraclen oikeuteen sillä perusteella, että ohjelmistoyhtiö asensi yliopiston uuden erp-järjestelmän väärin.

Yliopisto väittää, että se voi joutua maksamaan 20 miljoona dollaria kesken jääneen työn loppuun saattamisesta.

Ohiossa ja Michiganissa julkisia terveyspalveluja välittävä CareSource vaatii ohjelmistoyhtiö Lawson Softwarelta 1,5 miljoonan dollarin korvauksia. CareSourcen mukaan Lawson ei toimittanut sovittua järjestelmää vaan myi asiakkalle testaamattoman erpin.

Australialainen teknologiatoimittaja Ingram Micro syyttää suurista tappioistaan SAP:n erp-järjestelmää. Ingram väittää, että SAP on aiheuttanut Ingramille ainakin 22 miljoonan dollarin tappiot vuoden 2010 kahdella perättäisellä kvartaalilla.

Käännös: Markku Pervilä