ICT- johtamista avokämmenellä

Tampereen kaupungin CIO-hommia kahdeksan kuukautta ja rapiat päälle takana. Miltä se ict-maailma julkisella puolella näyttää yksityisen puolen uran jälkeen?

Tietohallinnon toimintaan ja rooliin liittyen on Tampereella tehty viime vuosina muutama merkittävä strateginen päätös:

- Tieto- ja viestintätekniikan tuotanto ostetaan ulkoa kilpailluilta markkinoilta.

- Tietohallinnon osaaminen keskitetään konsernissa.

- Keskitetylle tietohallinnolle on määritelty myös seudullisen tietohallinnon johtamisen rooli.

Lähtökohtaisesti siis laaja ja haasteellinen kokonaisuus, jonka vaikutusalueena on Tampere ja seitsemän kehyskuntaa (Nokia, Pirkkala, Ylöjärvi, Kangasala, Lempäälä, Vesilahti, Orivesi). Tampereen seudulla on rakennettu tukeva perusta seudulliselle yhteistyölle, koska ict-infrastruktuurimme on yhteinen.

Onko tietohallinto kaupunkiorganisaatiossa täysin erilainen kuin yksityisessä yrityksessä? Yllättävää kyllä, ei se ole. Samat lainalaisuudet ovat voimassa, ja samoja malleja organisaation toiminnasta ja kypsyystasosta voi soveltaa.

Yksi huomattava ero kuitenkin löytyy. Se on sinänsä on aika ilmeinen: Kaupunki on toiminnoiltaan monialakonserni, jonka toimialat toteuttavat kuntalaisen tarvitsemat palvelut kehdosta hautaan.

Tämä tuo keskitetylle tietohallinnolle monimuotoisen haasteen – kunnan laaja toiminta pitää ymmärtää. Kun tämän yhdistää siihen, että toimialat ovat vuosien saatossa kehittäneet ict-ympäristöään aika itsenäisesti, tästä kertynyt ict-kokonaisuus on kohtuullisen monimuotoinen.

Sen olen myös oppinut, että liiketoiminnasta pitää puhua ilman liikettä. Tämä on sinänsä ymmärrettävää, kun julkisen puolen toiminnasta syntyy harvoin viivan alle tulosta.

Tietohallinnon tilannetta selvittäessä ja useiden keskusteluiden kautta on hahmottunut yksinkertaistettu malli keskitetyn tietohallinnon johtamismallista – jos sitä nyt sellaiseksi voi kutsua. Keskitetyn tietohallinnon roolia voi kuvata kädellä.

- Kämmenalue kuvaa toimintaa, joka on yhteinen koko konsernille.

- Sormet taas kuvaavat toimialueita, joista jokainen on toisistaan riippumattomia ja prosesseiltaan hyvin erilaisia.

- Arkkitehtuuria kuvaavat luuranko (teknologia), verenkierto (tieto), lihakset (järjestelmät) sekä näitä ohjaavat hermot ja aivot (toiminta).

- Valtimoverenkierto kuvaa rahoitusta jatkuvaan toimintaan ja investoinneille.

Keskitetty tietohallinto monialakonsernissa on mahdollistaja, jonka sisäisinä asiakkaina ovat kaikki toimialueet. Tietohallinto on onnistunut, kun käsi on toimiva.

Keskitetyn tietohallinnon haastekenttää voi myös kuvata hämähäkinverkolla, jonka seitit ovat laajasti kiinni koko organisaatiossa. Toiminnan tarve värisyttää seittiä, mutta miten valita ja vastata näihin signaaleihin oikealla tavalla? Miten priorisoida oikein ja miten löytyy paras käytännön toimintatapa?

Liiallinen tietohallinnon ja ict-palveluiden keskittäminen tarkoittaa kämmenen laajentumista sormien alueelle haitaten niiden liikkeitä ja verenkiertoa. Tuloksena ovat toiminnan näivettyminen ja tyytymättömät asiakkaat.

Toimialojen vapaus valita ict-ratkaisunsa taas ajaa väistämättä tilanteeseen, jossa samaan tarpeeseen on monta toteutusta. Käsimallissa tämä tarkoittaa pitkiä pulleita sormia. - Käsi on kuin täyteen puhallettu kumihanska.

Nykytilanne on tämänkaltainen, ja se lienee samanlainen suurimassa osassa kuntia. Tätä puhallusta on edesauttanut monet seikat – päätöksenteon hajanaisuus, yhteisten arkkitehtuuritavoitteiden puute, ahkerat myyntimiehet ja niin edelleen.

Yhteenveto. Kämmenen syrjässä ollaan kiinni ja tästä on hyvä jatkaa. Tietohallinnon johtaminen keskitetyssä mallissa on siis oikean balanssin löytämistä kämmenen ja sormien välillä.

Yhteiset asiat pitää toteuttaa yhdellä tavalla ja toimialojen erikoistarpeet mahdollistaa joustavasti. Käden täytyy pystyä vastaamaan aivoista tulevaan toiminnan ohjaukseen viiveettä ja oikealla tavalla.

Pullean kämmenen haaste on kansallinen, ilmat pitää päästää ulos yhteisillä ja hallituilla toimenpiteillä. Siinä olemme mukana, ja tätä kautta on mahdollista synnyttää kätenä se paras mahdollinen toiminnan tahdon toteuttaja.