CIO 100 -BLOGI
Raimo Mäenpää, 17.2.2012, 9:35Tarina epä-onnistumisesta
Oletko ollut mukana tai peräti vastuussa projektista, joka ei saavuta
tavoitteitaan? Jollet ole, et luultavasti ole kovin moneen projektiin
osallistunut.
Tekevällä nimittäin sattuu. Virkaan astuva presidenttimme on tosin osuvasti huomannut, että myös tekevään sattuu.
En tässä ajatellut kuitenkaan pohdiskella sitä, vaikka siinä kurkistelee meheviä inhimillisiä näkökulmia. Ajattelin jakaa pragmaattisemmin ajatuksiani siitä, miksi it-projektit ovat niin huonossa maineessa, ja olisiko jotain tehtävissä.
On melko kunnianhimoista yrittää löytää yhteistä nimittäjää projektien epäonnistumiselle. Jos tarkastelutasoa nostaa riittävästi, näin voi kuitenkin tehdä menettämättä aivan kaikkea käytännöllisyyttä. Ainakin voi yrittää, epäonnistumisen uhalla.
Leppoisa, joskin hieman fatalistinen ja vähättelevä toteamus ”tekevälle sattuu” käy hyvin lohdutuksesta vaan ei selityksestä.
Voisi olla huojentavaa epäonnistuneet hankkeen jälkeen päästä päättäjien kynsistä näin humaanilla analyysillä. Jos sellainen muodostuu käytännöksi, kannustan katselemaan uutta duunia.
Vaikka pomot olisivat aidosti näin leppoisia, ei organisaatio, joka ei hae oppia epäonnistumisistaan, elä kovin vanhaksi.
Sattuma ei saa olla epäonnistumisen kestoselitys.
Epäonnistumisen, kuten pettymyksen, voi määritellä odotusten ja tulosten erotuksena.
Eräs kollegani näki aikanaan tarpeelliseksi vähätellä muiden onnistumista projektin talouden hallinnassa toteamalla, että budjetissaan pysynyt projekti on löysästi budjetoitu.
Tämä kyyninen ajatus sisältää mahdollisen yleisen syyn epäonnistumiselle. On todennäköisempää päästä maaliin mittarit vihreällä, kun laittaa riman riittävän alas.
Haasteeksi saattaa vain tulla projektien hyödyn toteutuminen eli tuottavuus, joka tosin kuuleman mukaan jääkin usein uskon varaan. Tällaisessa organisaatiossa projektin suunnittelu taitaa kysyä lähinnä lyyristä lahjakkuutta.
Tänä maailman aikana ei asiallisesti ottaen ole mahdollista valmistella projekteja löysin rantein tai varman päälle. Ei edes infrastruktuurissa, jossa projektien tuottavuus on kieltämättä ajoittain turhauttavaa laskettavaa.
Lisäksi myös väljästi mitoitettu projektikin tuppaa käyttämään kaikki resurssinsa. Palveluntoimittajalla, joka hakee tarjouksissaan asiakastyytyväisyyttä tällä strategialla, on helposti edessä kuivat ajat.
Yhtä huonosti käy, jos odotukset säännöllisesti ylimitoitetaan, suunnitelmallisesti tai vahingossa.
Pitkässä juoksussa ei ole kenenkään etu, että suunniteltu ja toteutunut resurssien käyttö eivät kohtaa.
Ylimalkaisen suunnittelun ongelmat tunnetaan, ja väärin asetetut odotukset eivät kelpaakaan epäonnistumisen kestosyyksi.
Tavanomaisessa tilanteessa epäonnistuminen syntyy projektin toteutuksen aikana. Yksityiskohtia vertaillen, varsinkin oppivassa organisaatiossa, on haastavaa löytää samaa toistuvaa syytä heikolle tulokselle.
Yleisemmällä tasolla ja puhtaasti teknisten vaikeuksien ohella toiveikas tai hatara suunnittelu, kriittisen osaamisen niukkuus tai projektin muutoshallinnan pettäminen tuntuvat olevan toistuvia tekijöitä.
Henkilötasolla asiasta kiinnostuneet sovittelevat syyllisen viittaa normaalisti sen etäisimmän, aseettomimman tai poissaolevan hartioille.
Yhtä yleistä puutetta epäonnistuneista projekteista nimettäessä, laittaisin itse rastini projektin riskienhallinnan kohdalle.
Usein, vaan ei aina, projektissa tehdään riskianalyysi. Tämähän on yhtä valistunutta kuin varmistaa merikortista, että on kiviä, joihin voi paatillaan ajella. Ajoissa laadittu riskienhallintasuunnitelma lisää analyysiin mittarit, vastuulliset ja toimenpiteet sekä prosessin suunnitelman ylläpitämiseksi.
Riskien arviointi ei tyypillisesti ole helppoa eikä juuri hauskaakaan mutta kylläkin viisasta ja palkitsevaa. Riskien hallinta on itse asiassa monella alitajuinen toiminnan perusfilosofia. Harvemmilla kai kuitenkaan menetelmätasolle saakka, sitä en itsekään kohtuuden ystävänä haikaile.
Riskien hallinnassa piilee siinäkin riskinsä. Riskejä voi nähdä loputtomiin ja kuluttaa aikaansa epäoleellisiin riskeihin varautumiseen. Riskien tuijottaminen voi myös tappaa luovuuden, ellei ole sopivasti pelimies tai -nainen.
Laajasti tunnistetut, taiten arvotetut ja systemaattisesti hallitut riskit ovat kuitenkin vahva rokote onnistuneen projektin puolesta. Tietenkin voi aina perustaa menestymisensä myös ylivertaiseen osaamiseen.
Nokkelahan tunnetusti selviää kätevästi tilanteista, joihin viisas ei ensinkään joudu.
Isoin riski projektille on hutiloiden tehty myynti ja osto. Jos ne tehdään väärin, projekti on epäonnistunut jo ennen kuin se on edes alkanutkaan.
Suomen ict markkinan suuri haaste on osaamisen puute, jonka takia pienistäkin hankkeista tehdään "projekti" jota istuu "määrittelemässä" tusina niinsanottua ict ammattilaista.
Yksi merkittävä tekijä projektin epäonnistumisessa on puuttellinen kommunikointi. Jos sitä ei laiteta ihan projektin alussa kuntoon niin vastaanotto on myös sen mukaista. Voi varmuudella odottaa muutosvastarintaa ja sen kanssa saa taistella vielä vuosia jälkeenpäin.
CIO 100 -BLOGI
Marco Halén, 20.1.2012 14:21Toimintavarmaa tuottavuutta
Tuottavuuden parantaminen on meille välttämättömyys paitsi yritysten tasolla myös kansakuntana. »
Ilmoituksesi käsitellään seuraavan työpäivän kuluessa.