Simplifikaation viisi sääntöä

Miten keskimääräinen yritysjohtaja tai työntekijä kuvailisi it:tä yhdellä sanalla? Veikkaan, että yleisin vastaus on monimutkainen, kompleksi. Massiivisista prosessi-, erp-, konsolidointi- ja integraatiohankkeista huolimatta – tai ehkä juuri niistä johtuen - it-ympäristö tuntuu toivottoman monimutkaiselta ja jotenkin sotkuiselta. Valistunut CIO ymmärtää tuskan ja ryhtyy yksinkertaistamisen, simplifikaation, tulenkantajaksi.

Simplifikaatio on eräs johtamiskirjallisuudessa näkyviä trendejä. Yrityksissä on jo nimetty Chief Simplification Officereita purkamaan liian monimutkaisiksi paisuneita toimintamalleja ja prosesseja. Löytyy kymmentä, seitsemää ja jopa yhtä sääntöä, jolla asiat yksinkertaistuvat. Kun sääntölistoja vähän raaputtaa, alta paljastuu tutun tuntuista laatu- ja lean-ajattelua - mutta 80-lukuhan on muutenkin muotia!

Tuunattu listani prosessi- ja it-maailman simplifiointiin sisältää 5 sääntöä:

Vähennä. Helpoin tapa yksinkertaistaa on vähentää: vähemmän projekteja, vähemmän tavoitteita, vähemmän applikaatioita, vähemmän vaihtoehtoja, vähemmän räätälöintiä. Mitkä ovat oikeasti välttämättömät perusvaihtoehdot? Eivätkö kaikki inhoa kaukosäätimiä, joissa on 30-40 nappulaa kun neljällä pärjää? Jos tavoitteemme on saada ihmiset muistamaan, on paras vähentää vaihtoehdot kolmeen.

Järjestä. Siivoaminen ja lajittelu ovat tehokkaita tapoja yksinkertaistaa mitä tahansa työympäristöä – oli kyseessä tehdas tai dokumenttien hallinta. Vanha kunnon 80/20 -sääntö on prosessikehittäjän kultainen leikkaus: 80 prosenttia tapahtumista voidaan hoitaa hyvin standardoidulla ja automatisoiduilla prosessilla, lopuille 20 prosentille kannattaa ehkä rakentaa oma laarinsa. Kun tavarat ja datat on lajiteltu, merkitsemmehän ne selkeästi ja visuaalisesti ja pidämme järjestystä myös yllä?

Nopeuta. Nopeus saa asiat tuntumaan yksinkertaisemmilta ja jättää vähemmän tilaa virheille. Kaiken mitä käytetään paljon ja usein, on oltava nopeaa ja suoraa. Tietojen päivitys, tilaaminen, työajan raportointi, viestien luku – näiden toimintojen on sujuttava aivan muutamalla askeleella mielellään mobiilissa käyttöliittymässä. Nopeus takaa myös nopean palautteen ja korjaavat toimenpiteet – emmehän halua tietää kolmen vuoden kuluttua onnistuiko projekti?

Opi. Kun joku valittaa it-järjestelmän monimutkaisuudesta, on hyvä esittää peruskysymys, osaako hän sitä käyttää. Jos asioita ei osaa, ne tuntuvat monimutkaisilta. Tehokkaan koulutuksen lisäksi käyttäjille tulee luoda mahdollisuus jatkuvasti syventää tietojaan, jakaa kokemuksiaan ja oppia muilta. Emme kai ole viimeinen funktio, joka ottaa sosiaalisen median ja kollaboraatiotyökalut tehokkaaseen oppimiskäyttöön?

Luo tunteita. Ihmiset pitävät tuotteista ja palveluista, joissa on ”se jokin” – vaikkapa iPodin tuntuma kädessä. ”Se jokin” on välitön positiivinen tunne, jonka voi luoda esimerkiksi visuaalisuus, käyttökokemus, helppous, hyöty, muut käyttäjät, palvelu, brändi tai tapa puhua. Kun tuotteessa tai palvelussa on ”se jokin”, käyttäjä ei välitä siihen mahdollisesti liittyvästä vaivasta. Käyttäjäystävällisyys pitää siis nähdä paitsi tekniikkana myös positiivisten tunteiden luontina. Onko it-ratkaisuissamme ”se jokin”, johon käyttäjä voi ihastua? Tai vaikka ratkaisu olisi huonokin, auttaisiko jos siitä kommunikoisi ystävällisesti, visuaalisesti, huumorilla ja tunteella?

Jos viisi simplifikaatiosääntöä on sekin liikaa, kannattaa muistaa ainakin tuo ensimmäinen. Peter Drucker on sanonut, että ei ole mitään niin hyödytöntä kuin tehdä tehokkaasti sellaista, mitä ei pitäisi tehdä lainkaan. Ehkä tänään kannattaa siis ainakin jättää jotain tekemättä.

Päivitetty klo 10:55 - Otsikkoa muutettu