CIO 100 -BLOGI
Turkka Keskinen, 11.11.2011, 13:44Myrskyvaroitus it:ssä
Tummenevaa taivaanrantaa etelän suunnalla. Jokainen meistä on varmasti
ollut tilanteessa, jossa kesken luontoretken taivaanranta hiljalleen muuttuu
sysimustaksi ja luonto hiljenee. Odotat ensimmäistä jyrähdystä ja etsit
katseellasi suojaa, jota ei ole. Siitäkin huolimatta, että myrskyillä on
taipumus laantua, toimeen on tartuttava välittömästi. Yrityksissä eletään
juuri nyt tällaisia hetkiä – velkakriisit ovat tummentaneet liiketoiminnan
taivaanrannan.
Taloushistoria opettaa, että yritysten kannattaa reagoida ennakoiden ja riittävän rivakasti liiketoimintaympäristön uhkiin. Pitää varautua, vaikka myrsky ei aina tulisikaan. Yhtenä keinona ovat säästötoimenpiteet, joissa kaikkien – myös it:n – on syytä olla mukana. Kukaan ei pidä vapaamatkustajista.
Kokonaiskuva ja tilannearvio. Uhkatilanteessa on hyvä tehdä pikainen tilannearvio ja mitoittaa toimenpiteet sen mukaan. Lähtökohtaisesti on fiksumpaa säästää it:n avulla kun it:stä, koska vaikuttavuus on aivan eri luokkaa. Käytännössä molempiin toki pitää ryhtyä, mutta jälkimmäinen kannattaa hoitaa niin, että ensimmäinen ei vaarannu. Repun keventämistä ei kannata aloittaa eväistä.
Kartta ja kompassi. Pohjatöiden oltava kunnossa. Kehittynyt talousohjaus pitää sisällään it-toiminnot kattavan raportointijärjestelmän, jonka avulla pystyy seuraamaan koko yrityksen it-kustannuksia sekä kustannuslajeittain että palvelukokonaisuuksien ja vastuurakenteen mukaisesti. Silloin tiedetään, missä mennään; kartta vastaa maastoa.
Kerran huolellisesti mietittyjä rakenteita kannattaa muuttaa ainoastaan tarkkaan harkiten, jotta jatkuvuus ja ymmärrettävyys säilyy. Näin voidaan luotettavasti verrata toteutunutta aikaisempiin vuosiin, budjettiin sekä tuottaa rullaavaa ennustetta. Tämän kompassin avulla tiedetään, mistä suunnasta tultiin ja erityisesti mihin ollaan menossa.
On myös tunnistettava sellaisten palveluiden kustannusvaikutus, jotka voidaan lopettaa. Tärkeää on erottaa, mitkä ovat niin sanottuja rakenteellisia muutoksia eli kustannuksia, jotka siirtyvät liiketoimintapuolelta tietotekniikan puolelle tai päinvastoin. Vaikka lisäkustannuksia ei synny, sellaiselta saattaa näyttää, jos raportointi ei ole kunnossa. Hyvällä kartalla pärjää huonossakin maastossa.
Myrskylle on turha kiukutella, samoin kuin harmitella säästötarpeita. Harmittelun sijaan on hyvä muistaa Louis Pasteurin sanat: ”Sattuma suosii varautunutta mieltä.” Eli varaudu ajoissa. Ketteryyskin perustuu osaltaan siihen, että on etukäteen mielessään käynyt läpi tulevia tilanteita. Luonnossa liikkuessa on tiukan paikan tullen hyvä päättää strategiasta kaverin kanssa yhdessä – ja yksimielisesti.
Sama koskee it-säästöjä. Lähes kaikilla säästöpäätöksillä on aina vaikutusta liiketoimintaan. Huomioitavia asioita ovat esimerkiksi säästöjen vaikutus liiketoiminnan kehityssalkkuun, it-palveluiden laatuun ja jatkuvuuteen. Jos välitöntä kassakriisiä ei ole, aloitetut hankkeet kannattaa yleensä viedä loppuun. Suunnitellut liiketoiminnan kehityshankkeet priorisoidaan yhdessä bisneksen kanssa.
Palvelujen jatkuvuuden ja erityisesti riskitason osalta it:n on pystyttävä kommunikoimaan analyyttisesti riskeistä ja niiden mahdollisista seurauksista. Näin voidaan päätyä tarkoituksenmukaiseen tasapainoon palvelun laadun, kustannuksen ja hyväksyttävän riskin välillä.
Aurinko nousee tämänkin myrskyn jälkeen. Eikä tuosta myrskystäkään ole vielä täyttä varmuutta. Pahimmankin trombin keskellä on hyvä varmistaa, että it:n kyky toteuttaa kehityshankkeita ja ylläpitää liiketoiminnan hermoverkkoa, säilyy. Säästäminen kannattaakin tehdä fiksusti ja kirurgisen tarkasti. Sen tarkoitushan on itse asiassa yrityksen tulevaisuuden toimintaedellytysten turvaaminen.
Niin, ja masentua ei kannata. Pimeintä on juuri ennen auringonnousua.
CIO 100 -BLOGI
Marco Halén, 20.1.2012 14:21Toimintavarmaa tuottavuutta
Tuottavuuden parantaminen on meille välttämättömyys paitsi yritysten tasolla myös kansakuntana. »
