Varmista liiketoimintasi jatkuvuus

”Onnettomuudessa juna törmää sisään toisessa kerroksessa sijaitsevaan neuvotteluhuoneeseen juuri ennen aamupalaverin alkua. Onni onnettomuudessa, kukaan ei loukkaannu. Koko toimistorakennus joudutaan kuitenkin evakuoimaan romahtamisvaaran vuoksi.

Evakuoinnissa työntekijöitä on aikaisemmin ohjeistettu ottamaan mukaan kannettavat tietokoneensa ja henkilökohtaiset tavaransa, jos se suinkin on mahdollista. Työnantajayritys on taannut mahdollisuuden etätyöskentelyyn. Seuraamalla etukäteen testattuja ja harjoiteltuja toimintatapoja, yrityksen liiketoiminta ei keskeydy, vaikka toimitiloja ei voi käyttää.”

Valitettavan usein liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelu saa ylemmän johdon huomiota vasta sitten, kun onnettomuus on jo tapahtunut, ja yritys on jo joutunut sen vuoksi poikkeustilanteeseen.

Mitä tarkoittaa liiketoiminnan jatkuvuus?

Mitä eroa on liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelulla (Business Continuity Planning, BCP) ja toipumissuunnitelmalla (Disaster Recovery Plan) tekemisellä?

Toipumissuunnitelma listaa tarvittavat toimenpiteet, jotta palvelu saadaan täysin tai osittain käyttöön häiriötilanteiden aikana tai niiden jälkeen.

Liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelulla pyritään määrittelemään vastatoimet, joilla ehkäistään poikkeustilanteita. Hyvänä esimerkkinä näistä on vikasietoinen verkkoyhteys. Jos varsinainen pääyhteys katkeaa, varayhteys palauttaa toiminnallisuuden kokonaan tai osittain automaattisesti.

Vastatoimet täytyy mitoittaa oikein riskien mukaan ja arvioida, mihin niistä on taloudellisesti järkevä sijoittaa.

Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on kokoelma dokumentteja, joissa kuvataan, mitkä ovat erilaisten häiriötilanteiden välttämiseksi tehtävät vastatoimet, ja miten ne toteutetaan.

Kokonaisuuteen kuuluu myös kuvaus toimintamalleista sekä loppukäyttäjille suunnatut ohjeet. Useimmiten loppukäyttäjät eivät edes huomaa, että jonkin palvelun normaalitoimintoja korvaakin varajärjestelmä. Tällaista kutsutaan täysin vikasietoiseksi järjestelmäksi.

Joissain tapauksissa myös palvelun osittainen jatkuvuus riittää. Jos varsinainen palvelu ei ole täysin käytettävissä, voidaan palvelu ottaa tilapäisesti käyttöön varajärjestelmään perustuvalla ratkaisulla.

Joissakin tapauksissa myös 50 prosenttinen toiminnallisuus voi riittää liiketoiminnan jatkumiseen. On myös muistettava, etteivät kaikki palvelut vaadi täydellistä vikasietoisuutta.

Liiketoiminnan jatkuvuus teknologia-näkökulmasta

Tietohallinto ottaa liiketoiminnan jatkuvuuden yleensä huomioon jo ict-infrastruktuurin rakennusvaiheessa.

Kahdennetut hot-swap palvelikomponentit, vikasietoiset verkkoyhteydet ja yksittäisten vikaantumispisteiden (single point of failure) eliminointi ovat tavallisia ja yleisiä käytäntöjä yrityksen ict-infrastruktuuria rakennettaessa. Teknologian oikeanlaisella käytöllä voidaan riskejä pienentää tehokkaastikin.

Vaikka jatkuvuutta mietitään infrastruktuuria rakennettaessa, on valitettava tosiasia, että ratkaisujen dokumentointi jää puutteelliseksi; dokumentteja ei joko ole olemassa, tai niitä ei ylläpidetä, eikä kukaan omista niitä. Lisäksi teknisten kokonaisuuksien hallinta ja riippuvuudet eri kokonaisuuksien välillä jäävät usein huomiotta.

Toimitusketjut tuovat omat haasteensa liiketoiminnan jatkuvuuden suunnitteluun. Yleensä ketjut ulottuvat kolmansien osapuolten yli jopa neljänsiin ja viidensiin osapuoliin.

Jatkuva resurssipula tuo mukaan omat ongelmansa. Ratkaisut halutaan mahdollisimman nopeasti liiketoiminnan käyttöön, jolloin jatkuvuussuunnittelu jää toissijaiseksi ja myöhemmin tehtäväksi. Usein se unohtuu kokonaan. Lisäksi erittäin usein nähdään, että jatkuvuussuunnittelu tuo turhia kustannuksia tai byrokratiaa toimintoihin.

Raskasta tai ei, jatkuvuussuunnittelu tulee ottaa huomioon jokaisen palvelun suunnittelun yhteydessä liiketoimintariskien pohjalta.

Vastaukset kysymykseen ”Mitä jos?” on helpompi miettiä suunnitteluvaiheessa, kuin vasta sitten, kun jotain on jo tapahtunut.

Hyvä tapa on liittää jatkuvuussuunnitelmat jokaiseen palvelukatalogissa olevaan palveluun ja järjestelmäkarttaan. Näin myös jatkuvuuselementit tulee otettua paremmin huomioon seurannan yhteydessä.

Liiketoiminnan jatkuvuus liiketoiminnan näkökulmasta

Vaikka teknologialla saadaankin kohtuullisen kattavasti varmistettua liiketoimintojen jatkuvuus, useimmissa tapauksissa se ei kuitenkaan yksin riitä. Jatkuvuuselementit täytyy sisällyttää myös liiketoimintaprosesseihin ja erityisesti käyttäjäkoulutukseen.

Liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelun perusperiaate ja ehdoton edellytys on, että sitä tehdään tiiviissä yhteistyössä liiketoiminnan kanssa ja liiketoiminnan vaatimusten mukaisesti.

Liiketoiminnan prosessit tulee arvioida ja kategorisoida liiketoimintakriittisyyden mukaan. Tästä syystä prosessikuvausten tulisi myös kattaa jatkuvuussuunnitelmat. Erityisesti silloin, kun toiminto perustuu siinä käytettävän palvelun toimimiseen tai toimittamiseen.

Prosessiarviointi voidaan tehdä riskianalyysien avulla. Vastatoimilla tulee olla liiketoiminnan puolelta edellytys ja perustelut, miksi niihin kannattaa sijoittaa.

Mitä ottaa huomioon riskianalyysia tehdessä?

- Mitä vaatimuksia lait, standardit ja sopimukset asettavat liiketoiminnan jatkuvuudelle?

- Mitä liiketoimintakriittisiä prosesseja liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmien pitää tukea?

- Mitkä ovat sisäiset ja ulkoiset riskit?

- Miten yritys selviää häiriötilanteista?

Miten varmistaa oikeanlainen liiketoiminnan jatkuvuus?

1. Tunnista liiketoimintakriittiset prosessit ja selvitä niiden merkitys ja tärkeys sekä riippuvuudet.

2. Määrittele prosesseille omistajat ja vastuuhenkilöt.

3. Rakenna prosesseihin jatkuvuuselementit. Mieti ja käy läpi ”Mitä jos?” -tapaukset.

4. Määrittele jatkuvuuden eri tasot – täysi jatkuvuus, osittainen jatkuvuus, rajoitettujen resurssien käyttö.

5. Kouluta henkilöstö.

6. Varmista, että palveluntarjoajat ja liiketoimintakumppanit pystyvät toimittamaan tarvittavat jatkuvat ja vikasietoiset liiketoimintasovellukset ja –palvelut.

7. Varmista vuosittain riittävät testaukset ja koulutukset.

8. Määrittele omistajuudet ja päivitä vastuut liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaan ja toipumissuunnitelmaan.

On ensiarvoisen tärkeää osallistaa liiketoiminta ja löytää oikeat ihmiset tukemaan prosessia. Suunnittelun voi kuitenkin aloittaa myös alemmilla tasoilla varmistamalla, että olemassa oleva dokumentaatio tukee liiketoiminnan jatkuvuutta ja että kaikille palveluille on mietitty niille sopivat jatkuvuuden takaavat elementit.