Tietohallinto: Panosta liiketoimintayhteistyöhön

Me ict-ihmiset tiedämme, kuinka paljon teemme töitä, ja miten riippuvainen liiketoiminta on osaamisestamme.

Ohjausryhmän kokousta voidaan joutua lykkäämään jos videoneuvottelulaitteisto ei toimi. Tuotantoympäristön tietokone voi olla hyvinkin business-kriittinen, jos sitä ei ole kahdennettu. Erp-projekti menee helposti metsään, jos ict jätetään projektin ulkopuolelle.

Usein liiketoiminnan edustajat näkevät ict:n vain tukifunktiona, jonka tehtävänä on täyttää liiketoiminnan toiveita yksi kerrallaan.

Jos toiveena on uusi työkalu, ict:n tehtäväksi jää tuoda se liiketoiminnan käyttöön. Jos SAP:sta tarvitaan uusi raportti, sellainen luodaan.

Liiketoiminnan edustajien on toisinaan vaikea ymmärtää, että samalla kun ict palvelee yksittäisissä pyynnöissä, on sen hallittava myös kokonaisuutta.

Hyvin toimiva ict ei ainoastaan ratkaise yksittäisiä ongelmia ja tulipaloja, vaan tarjoaa liiketoiminnalle aidosti tarpeellisia sovelluksia ja infrapalveluita, halliten niitä kustannustehokkaasti sekä selkeiden suunnitelmien ja arkkitehtuurilinjausten mukaisesti.

Tietotekniikan liiton vuonna 2011 tekemä tutkimus kertoo samaa, karua tarinaa: tutkimus osoittaa, että liiketoiminnalta puuttuu edelleen ymmärrystä ict:n toiminnasta, sillä vain alle kolmannes (28 %) vastanneista liiketoiminnan edustajista uskoo ymmärtävänsä, mistä siinä on kyse.

Miten siis tästä eteenpäin? Me ict-ihmiset voimme joko pakata laukkumme ja luovuttaa, tai vaihtoehtoisesti miettiä tapoja tilanteen parantamiseksi.

Onhan selvää, että ilman liiketoiminnan ymmärrystä ja tukea, ict ei voi koskaan saavuttaa asemaa, joka sille hyvin johdetussa yrityksessä kuuluu.

Alla on muutamia käytännönläheisiä keinoja, joilla voi vahvistaa ict:n ja liiketoiminnan välistä yhteistyötä.

1. Liiketoimintaymmärrys

Ei riitä että liiketoiminta ymmärtää mitä ict tekee, ict:n pitää myös ymmärtää ja olla aidosti kiinnostunut siitä, mistä liiketoiminnassa on kyse.

Tässä käytännön neuvo ict:lle: soita liiketoiminta-alueiden johtajille ja pyydä heitä kertomaan omasta vastuualueestaan.

Kysy yksinkertaisia kysymyksiä: mitä sinä/te teette? Mitkä ovat lyhyen- ja pitkäntähtäimen tavoitteenne? Miltä näyttää organisaatiokaavionne?

Näitä tietoja tarvitaan kokonaiskuvan hahmottamiseksi ja ymmärtämiseksi. Käytä samalla tilaisuutesi tutustua liiketoiminnan edustajiin ihmisinä.

2. ICT-hallintomalli

Ict-hallintomallin luominen on ict:n ykkösprioriteetti, jos halutaan saada sekä liiketoiminta että ict mukaan yhteiseen päätöksentekoon.

Hyvä alku hallintomallille on perustaa ict-ohjausryhmä ja projektisalkku. Ohjausryhmässä tulisi olla edustettuina kaikki tärkeät liiketoiminta-alueet. Siinä tulisi keskustella kaikista käynnissä olevista merkittävistä projekteista sekä uusista projektiehdotuksista, joista liiketoiminnalta tulisi vaatia ensin business case.

Ict-hallintomallilla varmistetaan, että ict ymmärtää liiketoimintatarpeet, ja liiketoiminta ymmärtää niihin sopivat ict-ratkaisut.

3. ICT:n uutiskirje

Vaikka me ict-ihmiset olisimmekin erittäin kiinnostuneita liiketoiminnasta, se ei automaattisesti tarkoita sitä, että liiketoiminta olisi kiinnostunut meistä ja siitä, mitä me teemme.

Sillä aikaa kun odotamme kiinnostuksen heräämistä, voimme ojentaa auttavan käden ja kertoa liiketoiminnalle, miten ict liittyy lähes kaikkeen, minkä kanssa he ovat päivittäin tekemisissä.

Lähetä kerran kvartaalissa tai puolivuosittain ict:n uutiskirje, jossa kerrotaan mitä ict:ssä on tehty ja mitä on tulossa seuraavaksi. Näin saamme helposti parannettua imagoamme koko yrityksen laajuisesti.

4. Palvelukuvaukset

Kirjoita lyhyet ja selkeät palvelukuvaukset tärkeimmistä palveluista, joita ict tarjoaa liiketoiminnalle. Julkaise nämä palvelukuvaukset yrityksen intranetissä, ja muista myös mainostaa niitä seuraavassa ict:n uutiskirjeessä.

5. Ict:n KPI:t ylimmälle johdolle

Jotta ylin johto olisi aidosti kiinnostunut ict:stä, on tärkeää, että ict:llä on olemassa muutama tunnusluku tai KPI, jotka kertovat mitä ict tekee, ja millä menestyksellä.

ICT Dashboard on hyvä ja valmis työkalu tähän. Työkalu ja palvelukuvaukset tuovat yhdessä ict:n toimintaan järjestelmällisyyttä ja selkeää rakennetta, ja kuvaavat ylimmälle johdolle, mistä ict:ssä oikeastaan on kyse.

Vaikka päivittäisten, juoksevien asioiden hoitaminen tuntuu usein kaikkein tärkeimmältä, joskus on syytä pysähtyä ja palauttaa mieleen, että ilman panostusta liiketoiminnan ja ict:n väliseen yhteistyöhön, voidaan tehdä paljon työtä turhaan.

On ict:n omalla vastuulla nostaa asioita pöydälle ja osoittaa, että liiketoiminta ei pärjää ilman sitä.