Mikä on sopiva ulkoistuksen aste?

Viime viikolla istuessani uudella asiakkaalla kokouksessa, asiakkaan järjestelmäpäällikkö esitti mielenkiintoisen – joskin tutun kysymyksen.

Kysymys kuului: Mikä on sopiva osuus ulkoistaa ja ostaa palveluna – mikä osuus taas kannattaa pitää yrityksen omassa hoidossa?

Tätä vastausta et halua kuulla, mutta niin kuin hetken pohdittuasi ymmärrät, ei ”best practisea” tai kaiken kattavaa prosenttilukua voida esittää.

On olemassa vain asioita ja kokemuksia joiden pohjalta voidaan päätellä, mikä luultavasti missäkin tilanteessa ja yrityksessä on järkevää.

Siihen vaikuttaa moni asia, muun muassa yrityksen toimiala, yrityskulttuuri ja -koko.

Onko olemassa jotain osa-alueita, jotka kannattaisi aina ulkoistaa tai joitakin, joita aina kannattaisi pitää itsellään?

Liiketoiminta osaaminen ja johtaminen luonnollisesti kannattaa pitää itsellään, koska tällä luodaan kilpailuetu. It-palveluiden johtaminen voidaan hankkia palveluna, kunhan tavoitteet ja visio näiden suhteen on selkeä.

Peruspalvelutuotanto taas kannattaa usein ulkoistaa, jos omalla IT-osastolla ei ole siihen vahvoja taloudellisia ja liiketoiminnalle lisäarvoa tuovia vaikutuksia.

Olen usein kuullut myös sanottavan, että tietoturva kannattaa pitää talon sisällä. Tämä kuitenkin mielestäni voidaan rajata niin, että itse käytännön palvelu voidaan ostaa ulkoa, vain sen johtaminen ja tarvittava ymmärrys pitää löytyä tietohallinnosta.

Toimiala vaikuttaa ulkoistuksen asteeseen jonkin verran, kuitenkin vähemmän kuin esimerkiksi yrityskoko. Toimialojen välinen it:n hyödyntäminen eroaa toisistaan paljon, mutta myös toimialan sisällä yrityskulttuuri ja sitä kautta työskentelytavat vaikuttavat asiaan.

On eri asia hankkia ja tuottaa palveluita projektiorganisaatiolle, jonka päätyö tehdään perustoimisto-ohjelmilla, kuin esimerkiksi vahvasti tuotannonohjausjärjestelmäänsä tekemisessä nojaavalle yritykselle.

Projektiorganisaatiossa voi helposti ulkoistaa isommalla kädellä, kun taas jälkimmäisessä organisaatiossa tarvitaan enemmän ymmärrystä liiketoiminnan tarpeista. Tässäkään tapauksessa se ei ole mahdotonta, pitää vaan tehdä kotiläksyt kunnolla ja tietää, mitä tekee.

Yrityskulttuuri vaikuttaa oleellisesti tähän. Tarkemmin sanottuna yrityksen työskentelytavat ja käyttäjien it-valveutuneisuus.

Onko käyttäjillä tarvetta esimerkiksi käyttää sitä viimeisintä iPadia työntekoon vai tukevatko järjestelmät vain yrityksen vakioitua työasemaa?

Tässä yhtälössä vakioidulle ympäristölle on helppo löytää toimittaja ja ulkoistaa se, mutta kasvavan nykysuuntauksen mukainen omien työkalujen hyödyntäminen työskentelyssä asettaa myös haasteet ulkoistuksen toteutukselle, niin vastuu-, kuin hinnoittelunäkökulmasta.

Yrityskulttuuri voi olla myös sitä, että kaikki tehdään itse lumitöistä alkaen konsernin toimesta, joten tällaisessa yrityksessä on myös luonnollisempaa hoitaa käytännön tekeminen it:n osalta itse. Tämä ei välttämättä tee siitä yhtään sen järkevämpää.

Myös yrityskoko vaikuttaa tähän oleellisesti. Tärkeää on löytää aina oikeankokoinen kumppani, jotta molempien tarpeet kohtaavat ja saadaan aikaiseksi win-win tilanne.

Suurissa yrityksissä voi olla kannattavaa pitää yllä ”kauhun tasapainoa” eli hankkia keskeisiä palveluita useammalta toimittajalta. Näin toimittajat pidetään hereillä, eikä heitä päästetä vajoamaan omahyväiseen stabiliteetin tilaan - kehityksen samalla pysähtyessä.

Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi siten, että hankitaan käyttöpalvelut toiselta toimittajalta ja työasemapalvelu toiselta toimittajalta.

Tämä soveltuu yleensä vain suurempiin yrityksiin, koska tämä on hallinnollisesti raskaampi malli.

Yhdeltä toimittajalta hankkiminenkin voi olla järkevää, jos esimerkiksi toimittajan toimialatuntemus on vertaansa vailla tai hinnoittelu puoltaa tätä vahvasti.

Tällaisen ulkoistusstrategian laatimisessa kannattaa palvelut koota järkeviksi kokonaisuuksiksi, jotta niitä voidaan hyödyntää strategisessa suunnittelussa.

Erilaisilla kombinaatioilla voidaan onnistua, mutta vääriä valintoja tehden myös luonnollisesti epäonnistua.

Analysoi yrityksen tarve ja tilanne, joiden pohjalta näitä lähdetään kehittämään. Vaakakuppi ulkoistamisen ja itse tekemisen osalta myös tasapainoilee ajan myötä. Se mikä toimii tänään, ei välttämättä ole optimaalinen toimintatapa huomenna.

Tärkeintä on, että löydät omaan yritykseesi teille sopivan ja toimivan yhdistelmän, oli se sitten täysulkoistus, in-house tai jotain näiden väliltä.

Tärkeää on seurata aktiivisesti palvelutuotannon tasoa ja laatua sekä pitää itsensä ajan tasalla markkinahinnoista ja mahdollisuuksista.

Yksikertaisesti: miettiä miten samat asiat voisi tehdä tehokkaammin.

Niin ja se Pilvi vaikuttaa tähänkin.

Lähetä

Tulosta

Jaa

Kommentoi artikkelia

Katso kaikki kommentit (1 kappale)

Re: Mikä on sopiva ulkoistuksen aste? 5.4.2012 11:02

ulkoistuksen suurin ongelma on se, että ne jotka asioista päättävät, eivät yleensä tiedä mitä ratkaisut vaikuttavat siihen rividuunariin. Riippuen miten ulkoistus on hoidettu niin se voi olla sitä, että jokaisen käytössä olevan laitteen tai välineen kohdalla pitää soitella eri firmaan - ja josta tuki tulee sitten kun tulee ja tuurilla, siis vain tuurilla homma ratkeaa ensikäyntiin, sillä ulkoistetun firman tuki tulee ensiksi toteamaan tilanteen ilman mitään välineitä - sitten tilaillaan ja sompaillaan: yleisesti ottaaen ongelman ratkaisemiseen menee ainakin viikko, ellei pahimmoilleen kahtakin.

Ulkoistus on ok tilanteissa joissa ulkoistettu palvelulla ei ole suoraa vaikutusta yrityksen tuloksellisuuteen. Siivouspalvelut tms on ok.. mutta useimmiten ulkoistuskiima vain liisää kustannuksia ja huonontaa työn laatua, sekä työilmapiiiriä: jos vasara on rikki niin naulaa voi yrittää hakata lautaan puupalikalla, mutta ei siitä mitään tule - ja jos vasaraa ei saada korjattua niin silti pitäisi saada sama tulos aikaan.

hauki_on_kala Vastaa Ilmoita asiattomasta viestistä

Ilmoitus epäasiallisesta viestistä Sulje