Kuinka olla hyvä asiakas toimittajalle

Miten olet ”hyvä asiakas” palveluntoimittajalle? Tämä on varmasti kysymys, jota mietimme liian harvoin.

Oletetaan, että olet löytänyt hyvän ja oikeankokoisen toimittajan juuri sinun tarpeisiisi. Kaikki näyttää tähän asti hyvältä. Eräänä päivänä huomaat, että yhteistyö toimittajan kanssa ei (taaskaan) toimi ja alat syyttämään toimittajaa. Tässä vaiheessa on hyvä pysähtyä ja muistaa, että kolikolla on aina kaksi puolta.

Olen laatinut ohjeet, kuinka pystyt olemaan ”hyvä asiakas” ja saamaan yhteistyöstä mahdollisimman paljon irti. Toivottavasti saat näistä vinkeistä hyötyä omaan työskentelyysi. Ennen kuin jatkat lukemista, muista, että toimittaja on sinun puolellasi, ei vastustajasi.

Strateginen ja taktinen kommunikointi

1. Tapaa toimittajia säännöllisesti

Tapaamalla toimittajia säännöllisesti varmistat, että saat tietoa uusista suuntauksista ja teknologisista ratkaisuista. Saatat myös saada muutaman ilmaisen neuvon.

2. Tiedustele toimittajan kehityssuunnitelmia

Keskusteluissa voit saada ideoita uusista palveluista tai ideoita vanhojen palveluiden kehittämiseen. Näin taas sinä voit palvella yrityksesi liiketoimintaa paremmin.

3. Esittele yrityksesi liiketoiminta toimittajan avainhenkilöille

Kun toimittaja ymmärtää liiketoimintaanne, ymmärtää se myös sen, mikä teille on tärkeää. Tällä tavalla toimittaja ymmärtää, miksi pieneltä tuntuva pyyntö voi olla teille todella merkittävä asia. Näin toimittaja on motivoituneempi työskentelemään liiketoimintanne hyväksi.

4. Esittele kehityksen tiekartta

Toimittajalle on tärkeää tietää kehityssuunnitelmistanne, myös pitkällä aikavälillä. Näin se pystyy tarjoamaan parempia ja sopivampia ratkaisuja yrityksesi tarpeisiin.

5. Tee määrittely huolella

Toimittajia syytetään usein huonosta lopputuloksesta. Syytös on kuitenkin aiheeton, jos ette ole kunnolla määritelleet mitä haluatte.

6. Hanki tärkeät palvelut oikeilla palvelutasoilla

Ei ole toimittajan syy, jos et ole hankkinut tärkeille palveluille tarpeeksi hyviä palvelutasoja. Jos toimittaja silti auttaa sinua, tekee se sen vain hyvää hyvyyttään.

Operatiivinen kommunikointi

1. Kerro muutoksista ja projekteista ajoissa

Näin toimittaja pystyy varaamaan tarvittavat resurssit ja organisoimaan työt järkevästi.

2. Käytä sovittuja viestintäkanavia, -tapoja ja -menetelmiä

Toimittajilla on sovitut kanavat, joiden kautta kommunikointi hoidetaan. Niiden palveluprosessit on rakennettu näiden ympärille.

3. Tapaa ja kouluta toimittajan palveluhenkilöstöä

Tapaa toimittajan palveluhenkilöstöä henkilökohtaisesti. Työskentely tuttujen ihmisten kanssa on helpompaa ja sujuvampaa.

4. Ilmoita muutoksista, jotka te tai kolmas osapuoli on tehnyt

On parempi kuulla muutoksista suoraan asiakkaalta kuin havaita ne itse ja käyttää turhaa aikaa niiden selvittämiseen. Välillä muutoksia pitää tehdä nopeasti, muista kuitenkin kertoa niistä toimittajalle heti kun ehdit.

5. Priorisoi ja kiirehdi toimittajaa vain silloin, kun sitä todella tarvitaan

Toimittajalla on omat työnohjaus- ja priorisointimekanisminsa. Älä kiirehdi kokonaisuuden kannalta merkityksetöntä tukipyyntöä. Akuutin työpyynnön ilmetessä toimittaja reagoi paremmin priorisointipyyntöön, kun se tietää, että asialla on oikeasti kiire.

Ole vaativa (myös itsellesi)

1. Tee osasi

Tee vastuullasi olevat projekti- ja muut tehtävät samalla tarkkuudella ja samassa ajassa kuin odotat toimittajankin tekevän. Välillä vastaan tulee tilanteita, jolloin et tähän pysty. Muista silloin ottaa yhteyttä toimittajaan.

2. Toimittajan onnistuminen hyödyttää liiketoimintaa

Mieti miten voit auttaa ja helpottaa toimittajan työskentelyä. Yleensä tällä päästään parempiin tuloksiin. Toimittajan työskentely ei ole itseisarvo, vaan se on olemassa yritystäsi varten.

3. Myönnä suoraan kun teet virheen

Älä syytä omista tai muiden virheistä toimittajaa. Toimittaja luultavasti huomaa sen ennemmin tai myöhemmin, mikä synnyttää pahaa verta. Kaikki tekevät virheitä, se on luonnollista.

4. Mieti tarpeeksi usein kysymystä: Olemmeko hyvä asiakas?

Säännöllisin välein on hyvä kysyä, olemmeko hyvä asiakas toimittajalle? Tätä pitäisi miettiä ja mitata säännöllisesti. Jatkuva mittaus ja seuranta on systemaattinen tapa toteuttaa tämä.

5. Hyvä kello kauas kuuluu

Suosittele kollegoillesi hyvää toimittajaa, jos teillä on sellainen. Tämä kantautuu varmasti toimittajan korviin ennemmin tai myöhemmin, ja te hyödytte taatusti.

6. Maksa lasku ajallaan

Tämä kuulostaa luultavasti itsestään selvyydeltä, mutta muista, että toimittajan liiketoiminta perustuu teille tuotettuihin palveluihin. Tämä on edellytys antoisalle yhteistyölle.

Kuten huomaat, tässä ei ole kyse monimutkaisesta teknologiasta tai muusta ihmeellisestä. Kaikki on kiinni toimivasta, molemmin puoleisesta kommunikoinnista. Välillä se on vaan helpommin sanottu kuin tehty.