Kokonaisarkkitehtuuri pähkinänkuoressa

Yhä useammat organisaatiot ovat havainneet kokonaisarkkitehtuurityön hyödyt. Julkishallinnossa kokonaisarkkitehtuurityö on uuden Tietohallintolain myötä jopa lakisääteinen velvollisuus. Tarjolla on suuri määrä kokonaisarkkitehtuurin kehittämismenetelmiä, -kehikoita ja –työkaluja. Tämä herättää monia kysymyksiä: Miten varmistetaan kokonaisarkkitehtuurityön hyödyt? Miten päästään alkuun, mihin kannattaa ensi vaiheessa panostaa? Mikä kokonaisarkkitehtuurissa on tärkeää?

Kuvaan tässä artikkelissa yksinkertaisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämismallin. Malli ei ole kaikenkattava tai täydellinen, mutta sisältää kokonaisarkkitehtuurin kehittämisessä tärkeimmät näkökulmat. Tarkoitukseni on esittää ne näkökulmat, joihin kokonaisarkkitehtuurityössä kannattaa alkuvaiheessa kiinnittää huomiota, jotta työstä saadaan konkreettisia hyötyjä nopeasti eikä hautauduta pitkään, jopa vuosien mittaiseen kokonaisarkkitehtuuriprojektiin.

Tässä yksinkertaisessa mallissa tarkastelen kokonaisarkkitehtuuria neljällä eri osa-alueella:

- Liiketoiminta-arkkitehtuuri

- Tietoarkkitehtuuri

- Järjestelmäarkkitehtuuri

- Teknologia-arkkitehtuuri

Tämä jaottelu on laajalti käytetty ja yleisesti hyväksytty kokonaisarkkitehtuurin jäsennys. Kokonaisarkkitehtuurityössä onkin suositeltavaa huomioida kaikki nämä näkökulmat. Jos tiukan budjetin tai aikataulun takia on pakko jättää joku osa-alue vähemmälle huomiolle, olkoon se teknologia-arkkitehtuuri. ICT-ammattilaiselle saattaa olla houkutus jättää liiketoiminta-arkkitehtuuri huomiotta, mutta tällainen lähestymistapa romuttaa kokonaisarkkitehtuurin tärkeimmät hyödyt. Kokonaisarkkitehtuuri on ensisijaisesti johtamisen väline, jonka avulla ohjataan liiketoiminnan ja ICT:n kehittämistä kohti yhteistä, määriteltyä tavoitetta. Tästä johtuen liiketoiminta-arkkitehtuuri on kokonaisarkkitehtuurin osa-alueista kaikkein tärkein ja se ohjaa muiden osa-alueiden suunnittelua. Ilman liiketoiminta-arkkitehtuuria kokonaisarkkitehtuurista tulee pelkkää ICT-arkkitehtuuria.

Seuraavissa kappaleissa kuvaan vaihe vaiheelta yksinkertaisen prosessin kokonaisarkkitehtuurin ensimmäisen version luomiseksi. Ajattele tätä iteratiivisena prosessina. Ensimmäisen iteraation tarkoituksena ei ole kaikkien mahdollisten yksityiskohtien tarkka kuvaaminen. Tavoitteena on käyttökelpoisten tulosten nopea saavuttaminen ja abstraktiotason pitäminen korkeana. Siksi on tärkeää välttää yksityiskohtiin eksyminen. Voit tarkentaa asioita seuraavilla iteraatiokierroksilla.

Vaihe 1: Organisoidu

Kokonaisarkkitehtuuri ei ole projekti, jolla on alku ja loppu. Se on jatkuva prosessi, tapa elää. Siksi on tärkeää jo heti alkuvaiheessa suunnitella, miten kokonaisarkkitehtuurin hyötyjen realisoituminen varmistetaan. Kokonaisarkkitehtuurityö ei saa olla sitä, että tehdään arkkitehtuuridokumentti ja unohdetaan se välittömästi. Jos et löydä vastauksia seuraaviin kysymyksiin, on suuri riski että koko panostuksesi kokonaisarkkitehtuuriin valuu hukkaan.

Mieti seuraavia asioita:

- Kuka vastaa organisaatiossasi kokonaisarkkitehtuurista? Nimeä pääarkkitehti ja suunnittele yhteistyö kokonaisarkkitehtuurin eri osa-alueiden asiantuntijoiden kesken. Valitse omistaja kokonaisarkkitehtuurille.

- Mieti, miten teet kokonaisarkkitehtuuristasi elävän. Sekä nyky- että tavoitetilan kuvauksia täytyy jatkuvasti päivittää. Maailma ympärilläsi muuttuu jatkuvasti, ja se heijastuu myös kokonaisarkkitehtuuriin.

- Mieti, miten ohjaat kehitysprojektejasi. Kokonaisarkkitehtuuri määrittelee tavoitteen, joita kohti projektien tulisi kulkea. Tavoitteen saavuttaminen edellyttää aktiivista otetta projektien tavoitteiden asettamisessa ja niiden työn ohjaamisessa. Muutoin on riskinä, että projektit vain lyhytnäköisesti ratkaisevat ne ongelmat, joita varten ne on perustettu, mutta samalla rapauttavat kokonaisuutta pistemäisin ratkaisuin.

Vaihe 2: Laadi arkkitehtuuriperiaatteet.

Arkkitehtuuriperiaatteet ovat yleisen tason sääntöjä ja periaatteita, joiden tarkoituksena on varmistaa, että kokonaisarkkitehtuurityösi tavoittelee oikeaa tavoitetta. Arkkitehtuuriperiaatteet tavallaan muodostavat kokonaisarkkitehtuuristrategian. On suositeltavaa, että arkkitehtuuriperiaatteet laaditaan ja hyväksytään yhteistyössä sekä liiketoiminnan että tietohallinnon johdon kanssa.

Luo 10-20 arkkitehtuuriperiaatetta, pohtien kahta päänäkökulmaa:

- miten ohjaat kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua ja sen jatkuvaa kehittämistä

- miten ohjaat kokonaisarkkitehtuurin toteuttamista kehitysprojekteissa

Suosittelen arkkitehtuuriperiaatteiden suunnittelua kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen alkuvaiheessa. Mytöhemmin, kun kokonaisarkkitehtuurin ensimmäinen versio on valmis, muista tarkistaa arkkitehtuuriperiaatteet ja varmistaa, että ne tukevat kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan saavuttamista.

Vaihe 3: Kokoa kokonaisarkkitehtuurin osat

Aloita kokoamalla ja dokumentoimalla perustiedot kustakin kokonaisarkkitehtuurin osa-alueesta.

Liiketoiminta-arkkitehtuuri

- Luetteloi liiketoiminnan tavoitteet. Perehdy liiketoimintastrategiaan, haastattele liiketoiminnan johtoa. Pohdi ja täydennä luetteloon huomiot siitä, miten liiketoiminnan tavoitteet vaikuttavat kokonaisarkkitehtuurin muiden osa-aluiden tavoitetilan suunnitteluun

- Tunnista ja luetteloi liiketoiminnan ylätason prosessit. Keskity tässä vaiheessa siihen, mitä liiketoiminnassa tehdään, ei niinkään siihen miten liiketoiminta prosessinsa toteuttaa. Piirrä karkean tason prosessikartta. Älä piirrä yksityiskohtaisia prosessikuvauksia ainakaan ensimmäisellä kokonaisarkkitehtuurin iteraatiokierroksella.

- Valinnainen: Kuvaa organisaatio ja sidosryhmät. Tarvitset tätä, jos organisaatiossa on esimerkiksi yksiköitä, jotka toimivat eri liiketoiminta-alueilla tai maantieteellisesti eri alueilla.

Tietoarkkitehtuuri

- Kokoa tiedot liiketoiminnan käsittelemistä tietokokonaisuuksista (käsitteistä). Keskity ensimmäisellä iteraatiolla vain ylimmän tason tietokokonaisuuksiin. Laadi niistä luettelo ja kuvaa ainakin tietokokonaisuuden merkitys, omistaja ja elinkaari. Muista keskittyä liiketoiminnan näkökulmaan, ei tietojärjestelmien tekniseen toteutukseen.

- Kuvaa yhteiskäyttöiset tietokokonaisuudet

- Piirrä tietokokonaisuuksista havainnollistava kuva.

Järjestelmäarkkitehtuuri

- Luetteloi tietojärjestelmät. Kuvaa järjestelmistä ainakin käyttötarkoitus, omistaja ja toimittaja. Muista koota tiedot myös laskentataulukoista ja muista ”epävirallisista” järjestelmäratkaisuista, joissa käsitellään liiketoimintatietoa.

- Kokoa tiedot järjestelmien välisistä liittymistä ja kuvaa niiden väliset rajapinnat. Huomioi myös manuaaliset liittymät, joissa käyttäjä kopioi tietoa järjestelmä toiseen.

- Kuvaa myös se, mitkä järjestelmistä ovat yhteiskäyttöisiä, joita kaikkien organisaatioyksiköiden on käytettävä

- Piirrä järjestelmäkartta, jossa kuvataan järjestelmät ja niiden väliset liittymät. Liittymän voit kuvata yksinkertaisesti piirtämällä viivan kahden järjestelmän väliin.

Teknologia-arkkitehtuuri

- Kuvaa käytettävät teknologiat sekä niihin liittyvät standardit ja linjaukset

- Kuvaa tiedot ICT-infrasta: verkot, palvelimet, työasemat jne. Piirrä kuvia. Muista hyödyntää olemassa olevia kuvauksia.

Vaihe 4: Kuvaa riippuvuudet kokonaisarkkitehtuurin osa-alueiden välillä

Kokonaisarkkitehtuurissa ei ole pelkästään kyse edellä kuvattujen osatekijöiden ymmärtämisestä. Seuraava vaihe onkin erityyppisten osatekijöiden välisten riippuvuuksien kuvaaminen. Useimmissa tapauksissa yksinkertainen matriisi on riittävä kuvaustapa.

- Liiketoimintaprosessit ja tietokokonaisuudet: mitä tietoa kussakin prosessissa tarvitaan, missä tietoa syntyy.

- Liiketoimintaprosessit ja tietojärjestelmät: millä järjestelmillä tuetaan kutakin prosessia

- Liiketoimintaprosessit ja organisaatio (valinnainen): mitkä organisaatioyksiköt vastaavat ja toteuttavat kutakin prosessia

- Tietojärjestelmät ja tiedot: mitkä järjestelmät päivittävät ja hyödyntävät kutakin tietokokonaisuutta

- Tiedot ja järjestelmien väliset liittyvät: mitä tietoa kussakin liittymässä siirretään. Merkitse tämä myös edellisessä vaiheessa piirtämääsi järjestelmäkarttaan k.o. liittymää kuvaavalle viivalle

- Organisaatio ja tietojärjestelmät (valinnainen). Missä organisaatiossa kutakin järjestelmää käytetään. Tarvittaessa lisää tähän prosessiin myös prosessinäkökulma, etenkin jos eri yksiköissä käytettään eri järjestelmiä saman liiketoimintaprosessin toteuttamiseen.

- Tietojärjestelmät ja infrastruktuuri: kuvaa, missä tietojärjestelmät sijaitsevat (palvelimet, verkkosegmentit jne.)

Vaihe 5: Ajattele!

Nyt sinulla on jo varsin hyvä kokonaiskuva kokonaisarkkitehtuurin nykytilasta. On aika pysähtyä pohtimaan havaintoja. Kirjaa havaintosi - sekä vahvuudet että kehittämiskohteet - muistiin. Huomioi tarkastelussasi myös se, kuinka hyvin nykytilanne tukee liiketoiminnan tavoitteita. Teit listan tavoitteista vaiheessa 3.

Tässä vaiheessa voit hyvinkin tunnistaa pikavoittoja, siis ongelmakohtia, jotka ovat helposti korjattavissa. Kannattaa harkita näiden korjaamista, vaikkei arkkitehtuurin tavoitetilaa vielä olekaan suunniteltu.

Vaihe 6: Laadi arkkitehtuurivisio

Lue taas liiketoimintastrategia. Hyödynnä aiemmin laatimaasi luetteloa liiketoiminnan tavoitteista. Haastattele liiketoimintajohtoa, selvitä liiketoiminnan visio tulevaisuudesta. Laadi arkkitehtuurivisio liiketoiminnan tulevaisuuden pohjalta. Mikäli mahdollista, kuvaa tulevaisuutta ainakin 5-10 vuoden päähän, kauemmaksi kuin strategiakausi. Liiketoiminta- ja järjestelmäarkkitehtuuri ovat tässä vaiheessa tärkeimmät kuvattavat osa-alueet.

Arkkitehtuurivisio on tarkoitettu ohjaamaan arkkitehtuurin toteuttamista. Kaikkien kehitysprojektin tulisi askel askeleelta viedä kokonaisuutta lähemmäs arkkitehtuurivisiota. Arkkitehtuurivisio kuvaa tavoitetta kaukana tulevaisuudessa. Koska tulevaisuuden tarkka ennustaminen on mahdotonta, ei arkkitehtuurivisiota ole tarpeen kuvata kovin tarkalla tasolla. Älä kuitenkaan jätä sitä kuvaamatta. Ilman liiketoimintajohdon kanssa sovittua arkkitehtuurivisiota on riskinä, että kehittämisen suunta muuttuu liian usein. Arkkitehtuurivisio onkin kuin kaukaisuudessa loistava majakka, joka ohjaa laivan oikealle reitille.

Ilman arkkitehtuurivisiota eläminen on kuin vieraassa maassa autoilu ilman karttaa tai navigaattoria. Joka risteyksessä joudut valitsemaan suunnan, joka sillä hetkellä vaikuttaa parhaalta. Et kuitenkaan voi etukäteen tietää, mihin päivän päätteeksi päädyt. Tämä ei ole tehokkain tapa halutun päämäärän saavuttamiseen, vaikka se saattaakin olla hauskaa.

Vaihe 7: Suunnittele arkkitehtuurin tavoitetila

Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun viimeinen vaihe on konkreettisen tavoitetilan suunnittelu ja toimenpidesuunnitelman laatiminen. Ota edellisessä vaiheessa laatimasi arkkitehtuurivisio lähtökohdaksi. Tarkista myös havainnot, joita teit analysoidessasi nykytilaa vaiheessa 5. Siinä missä arkkitehtuurivisiosi saattoi olla epätarkka ja jossain määrin epämääräinen suuntajulkistus, kuvaa nyt realistinen tavoitetila n. 1-3 vuoden tähtäimellä. Kuvaa myös konkreettiset toimenpiteet, joilla tavoitetila saavutetaan.

- Suunnittele kokonaisarkkitehtuurin tavoitetila. Perehdy kuvauksiin, jotkaa laadit vaiheissa 3 ja 4. Tee näistä tulevaisuutta kuvaavat versiot. Voit vähentää yksityiskohtien määrää. Tärkeintä on, että kuvaat muutosta nykytilan ja tavoitetilan välillä.

- Suunnittele kehityspolku. Kuvaa kehitystoimenpiteet, jotka tarvitaan tavoitetilan saavuttamiseksi. Tee yhteistyötä projektitoimiston kanssa. Kilpailevien kehityssuunnitelmien tekemistä kannattaa välttää.

Miten tästä eteenpäin?

Saatuasi vaiheen 7 valmiiksi, on tärkeää muistaa, että se ei ole maaliviiva tai projektin päätös. Olet juuri luonut ensimmäisen, luultavasi hyvin karkean tason version kokonaisarkkitehtuuristasi. Nyt on aika ryhtyä elämään sen kanssa. Muista, että kokonaisarkkitehtuuri on elämäntapa ja jatkuva prosessi. Tarkista, mitä suunnittelit organisoinnista vaiheessa 1. Tarkista myös vaiheessa 2 laatimasi arkkitehtuuriperiaatteet, ja varmista, että ne tukevat suunnittelemasi tavoitetilan saavuttamista.

Muista ohjata kehitysprojekteja. Tarjoa projekteille arkkitehtuuritukea. Katselmoi projektisuunnitelmat.

Pidä huolta siitä, että kokonaisarkkitehtuurin nykytilan kuvaukset pysyvät ajan tasalla. Muista tarkistaa ajoittain myös arkkitehtuurivisio ja arkkitehtuurin tavoitetila. Tämä kannattaa nivoa osaksi organisaatiosi strategian suunnittelua ja vuosisuunnittelua.

Tee tarvittaessa edellä kuvatun kokonaisarkkitehtuuriprosessin toinen iteraatio, tarpeellisilta osin ensimmäistä iteraatiota tarkemmalle tasolle.

Pidä ”vähemmän on enemmän” kantavana periaatteena. Pidä arkkitehtuuri yksinkertaisena. Yksityiskohdat pitää ymmärtää ja hallita, mutta muista, että kokonaisarkkitehtuurissa on suurelta osin kyse myös kommunikoinnista ja viestinnästä. Erityisen tärkeää on kommunikointi liiketoimintajohdon kanssa. Älä siis sotke asioita teknisillä yksityiskohdilla. Vältä hankalia lyhenteitä. Pidä huolta siitä, että myös ihmiset, jotka eivät ole ICT-ammattilaisia, ymmärtävät arkkitehtuurisi.

Tästä se lähtee. Eletään arkkitehtuurielämää!