PARHAAT KÄYTÄNNÖT
Matti Kinnunen, 8.12.2011, 11:55Kerralla tehty käyttöönotto vai vaiheittainen levitys?
Mietitäänpä sellaista hyvinkin yleistä tilannetta, jossa yritys on päättänyt investoida uuteen erp-järjestelmään. Yritys toimii kymmenessä eri maassa, useilla eri mantereilla. Yrityksellä on myös jokaisessa maassa oma tietohallinto, asiantuntemusta ja henkilöstöä.
Oletetaanpa myös, että uuden erpin käyttöönotosta on tehty erittäin hyvä business case. Investoinnin takaisinmaksuaika on vain muutama vuosi, ja projektin tuottoprosentit ovat korkeat.
Kiteytettynä siis, kunhan uusi erp-järjestelmä saadaan toimintaan ja käyttöön, se tuottaa yritykselle tuntuvia hyötyjä ja lisäarvoa – mutta vasta sitten kun se on saatu käyttöön.
Mietitäänpä nyt projektipäällikköä, joka on vastuussa järjestelmän käyttöönotosta. Kannattaisiko hänen ottaa varman päälle ja levittää uusi erp vaiheittain? Vai uskaltaisiko hän suunnitella yhtäaikaisen käyttöönoton kaikkissa kymmenessä maassa?
Perinteisesti uudelle järjestelmälle tehdään ensin malli tai suunnitelma, joka sen jälkeen toteutetaan. Sitten otetaan käyttöön suunnitelman mukaan toteutettu järjestelmä yhdessä toimistossa, paikassa tai maassa (yleensä siellä missä yrityksen pääkonttori sijaitsee).
Vasta sitten kun järjestelmä on ollut toiminnassa ja käytössä hetken aikaa ensimmäisessä paikassa, projektissa siirrytään suunnittelemaan ja tekemään käyttöönottoja muissa maissa. Yleensä nämä käyttöönotot etenevät yksi maa kerrallaan.
Modernimmassa, hieman rohkeammassa lähestymistavassa, järjestelmä otetaan käyttöön kerralla ja yhtä aikaa kaikissa maissa.
Kantavana ajatuksena on se, että koska erp-järjestelmä on sama kaikissa maissa (master data, prosessit ja liittymät ovat yrityksenlaajuisia), käyttöönotto on yhtä vaikeaa oli kyseessä sitten yksi tai kymmenen maata. Koska käyttöönotto koostuu jokaisessa maassa samoista toimenpiteistä, eri maiden käyttöönottojen vaiheistamisella ei saavuteta mitään lisäarvoa.
Perinteisessä - eli vaiheistetussa - mallissa on omat hyötynsä ja haittansa. Hyödyt keskittyvät riskien hallintaan: käyttöönottojen vaiheistaminen antaa projektin johdolle enemmän aikaa korjata löydettyjä virheitä. Haittana taas on se, että projekti alkaa tuottaa lisäarvoa myöhemmin.
Rohkeampi lähestymistapa – eli kaikkien maiden yhtäaikainen käyttöönotto – tuottaa enemmän ja nopeammin arvoa yritykselle. Kaikki järjestelmät ovat käytössä samaan aikaan, ja projekti voidaan päättää paljon aiemmin kuin vaiheistetussa mallissa. Näin ollen myös johto voi keskittää huomionsa seuraavaan projektiin.
Yhteenvetona: kerralla tehty käyttöönotto vaikuttaa paremmalta kuin vaiheistettu, yksi maa kerrallaan tehty malli.
Miksi vaiheistettu malli on kuitenkin edelleen niin suosittu? Ehkä siksi, että se kasvattaa konsulttien ja järjestelmätoimittajien rahapusseja? Tai siksi, että erp-järjestelmien kehitys on niin riski- ja virhealtista, että ainoa keino pystyttää mitään toimivaa, on tehdä se yksi maa kerrallaan?
Mitä mieltä itse olet? Osallistu ja kommentoi!
Tuossa yhteenvedossa on tahallaan unohdettu kertakäyttöönoton riskit ja mahdolliset kustannukset jos käyttöönotto menee VeeÄrräksi.
Toimittajalta pieni rimanalitus...
olipa outo kirjoitus. mitä on sanottu suurhankkeiden pilkkomisesta? Mitä tiedetään tietotekniikkaprojektien onnistumisen todennäköisyydestä? Kertakäyttöönotto vaatii kerralla valtavan määrän konsultteja, jokaiseen 'maahan'. Jos vaiheistetussa mallissa opitaan joka kierroksella, työmäärä vahenee kerta kerralta. samalla saattaa kasvaa kyky kasvattaa käyttöönottojen kokoa loppua kohden.
Ei tällaisiin asioihin ole mitään nyrkkisääntöjä. Vaiheistettu käyttöönotto ERPeissä on haastavaa datan eheyden näkökulmasta. Tarvitaan todella hyvä, tosiaikainen integraatio joka pitää vanhan ja uuden ERPin transaktion tarkkuudella täydellisessä synkronissa. Jos tämä ei ole mahdollista, silloin on käytävä läpi kertakäyttöönoton riskianalyysi ja selvitettävä esimerkiksi se, miten tarvittaessa voidaan pikaisesti palata takaisin vanhaan järjestelmään.
Sanomattakin on selvää, että testaamisen ja kouluttamisen tarve kertakäyttöönotossa on jotain sellaista, joka juuri koskaan ei ole tähän mennessä onnistunut.
PARHAAT KÄYTÄNNÖT
Sonja Laakkonen, 16.11.2011 15:38Voiko tietohallintolain ohittaa yksityissektorilla?
Ilmoituksesi käsitellään seuraavan työpäivän kuluessa.