PARHAAT KÄYTÄNNÖT
Aki Karhu, 6.10.2011, 14:56Hired Gun
Olen työskennellyt projektipäällikkönä useilla asiakkailla viime vuosien aikana, mutta jaksan edelleen hämmästyä huomatessani, kuinka vaikeaa toisille yrityksille on palkata ammattilainen tekemään työ hyvin. Ulkoisen projektiammattilaisen käyttö tuo paljon hiljaista lisäarvoa, joka ei näy missään projektisuunnitelmissa.
Ensiksi, mitä tarkoitetaan ulkoisella projektipäälliköllä tässä yhteydessä? Hän on ammattilainen, jonka palkkaa järjestelmän ostaja, ei järjestelmätoimittaja. Sen sijaan, että asiakas etsisi projektipäällikön omasta organisaatiostaan, vuokrattu ammattilainen johtaa projektia. Ulkoisen projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että yrityksen johdon määrittelemät tavoitteet saavutetaan.
Oikeat resurssit oikeaan aikaan
Yleisin syy ulkoisten ammattilaisten käyttöön on resurssien riittämättömyys. Esimerkiksi erp-järjestelmän implementointi voi olla valtava ja usein ainutkertainen haaste yritykselle. Se lisää paljon painetta yksittäisille työntekijöille.
"Sehän on avaimet käteen -projekti, sinun tehtäväsi on vain varmistaa toimittajan suorituskyky", sanoi eräs iloinen it-päällikkö palaverissa.
Kahden tunnin keskustelun jälkeen hän ymmärsi, että logistiikan prosessit ovat edelleen kuvaamatta, hyväksyntätestausten johtaminen suunnittelematta ja asiakassopimusten migraatio suunnittelematta - vain joitain mainitakseni. Valitettavasti it-projekteissa voi usein käydä niin, että mitään ei tapahdu, kun avainta sitten käännetään virtalukossa.
Lisäksi on huomioitava projektijohtamisen osaaminen. Monimutkainen käyttöönottoprojekti vaatii kokemusta projektinhallinnan käytännöistä ja osaamista relevanteista teknologioista. Moni asiakkaan projektipäällikkö on nykyisen erp-järjestelmän asiantuntija, ei projektiammattilainen. Kun tämä nykyinen järjestelmä on 15 vuotta vanha ja perustuu vanhaan teknologiaan, siitä poisoppimiseen menee usein enemmän aikaa kuin uuden oppimiseen.
Sitoutunut muttei sidottu
Kaksi vuotta sitten olin mukana raportointijärjestelmäprojektissa kansainvälisessä yrityksessä, joka toimi sekä Euroopassa että USA:ssa. Lisähaasteena oli, että toiminnot molemmilla mantereilla oli jaettu kahteen eri toimialaan; valmistusteollisuuteen ja projektikauppaan. Johto puolestaan halusi luoda läpinäkyvän raportoinnin koko yritykseen.
Kahden viikon jälkeen oli selvää, että tehtäväni oli luoda tasapaino näiden neljän itsenäisen, sijainnin ja prosessien erottaman yksikön välille. Puolueettomana asiantuntijana minulla olisi riittävästi uskottavuutta, jotta välttämättömät kompromissit saataisiin tehtyä.
Projektitiimeissä työskentevillä yrityksen omilla työntekijöillä on toisinaan mielessä henkilökohtaiset tavoitteet, mikä vaikuttaa liikaa tärkeisiin päätöksiin. He saattavat varmistaa urakehityksensä, paikallisen toimipisteen merkityksen tai osaston aseman. Ulkoisella projektipäälliköllä ei ole samanlaista agendaa, hän voi sen sijaan keskittyä työhönsä täysipainoisesti.
Puolueettomana osapuolena ulkoinen projektipäällikkö voi auttaa sekä ostajaa että myyjää ja voi toimia vaikeissa tilanteissa toimia sillanrakentajana osapuolten välillä. Toinen esimerkki on testiraportti; projektitiimeillä on toisinaan tapana vähätellä epäonnistuneita testituloksia, koska johdolle halutaan näyttää tasaista edistymistä ja onnistunutta projektia. Kokenut projektipäällikkö tietää kuitenkin, että yhteinen etu on mahdollisimman monien virheiden löytäminen ennen käyttöönottoa.
Puhuu liiketoimintakieltä ja tekniikkaa
Huomaan usein toimivani projekteissa kääntäjänä. Tavallisilla järjestelmäkäyttäjillä ei ole kokemusta tietokannoista, sovelluksista tai objekteista, jotka puolestaan näyttävät olevan ainoita termejä, joita tuotekehityksessä ymmärretään.
Tavalliset käyttäjät eivät ole tottuneita kuvaamaan vaatimuksiaan muodollisesti ja täsmällisesti; heidän ajatuksensa ovat rajoittuneet tapauksiin, joita he itse kohtaavat.
Jokainen voi kuvitella myyntipäällikön, joka vaatii uudentyyppisiä alennusvaihtoehtoja, mutta ei ymmärrä lainkaan, mitä vaikutuksia sillä on laskutukseen tai raportointiin. Toisaalta, vaikka suunnittelijat ja koodaajat ovat tottuneita lähestymään ongelmia systemaattisesti, he puolestaan unohtavat kovan todellisuuden, joka kohdataan yrityksen asiakasrajapinnassa.
Muista inhimillisyys, kaikki ei ole mahdollista
Yritykset välttävät ulkoisen projektipäällikön käyttöä toimialaosaamisen puutteeseen vedoten. "Hän ei tunne liiketoimintaamme; se on niin erityistä..."
Ajattelisin mieluummin, että ehkä se on rajoite, mutta ei este, ja ongelma voidaan ratkaista oikeanlaisella roolimäärittelyllä. Projektipäällikkö voi keskittyä kommunikaatioon ja fasilitointiin, ja liiketoiminnan asiantuntijat voivat olla hänen tukenaan. Kokemus on osoittanut, että hämmästyttävän monet "erityiset" liiketoimintakonseptit ovat käytössä toimialasta toiseen.
Yksi menestyksekkään projektin avaintekijöistä ovat projektipäällikön henkilökohtaiset kyvyt. Projektimenetelmät ovat vain perustyökaluja, joilla projekti viedään alusta loppuun. Jotkut projektit tarvitsevat sen lisäksi tiukkaa ja määrätietoista projektipäällikköä, toiset taas fasilitaattoria ja muutosjohtajaa. Ellei ulkoinen projektipäällikkö pysty ottamaan tarvittavaa roolia, epäonnistuminen on mahdollista.
Eräässä kaupan alan projektissa haasteena olivat riittävät toimivaltuudet. Yrityksessä, jossa oli satoja myyjiä, oli vallalla kultuuri, joka ei tunnustanut selviä vastuualueita (poislukien asiakkaan omistaminen). Siksi projektitiimissäkin nähtiin ulkoinen projektipäällikkö tiimin juoksupoikana, jonka antamia tehtäviä ei tarvinnut välttämättä noudattaa. Tällainen tilanne voidaan välttää ylemmän johdon avulla; koko organisaatiolle on tiedotettava ulkoisen projektipäällikön rooli ja toimivalta.
Bonusedut
Suuriin it-projekteihin liittyy aina liiketoimintaprosessien muutoksia. Useimmiten nämä muutokset eivät varsinaisesti kuulu toimittajan työnkuvaan; jos ohjelmisto tekee mitä luvattiin, sopimusehdot on täytetty. Ulkoinen projektipäällikkö voi tukea johtoa muutoksen johtamisessa omassa organisaatiossa. Ilman prosessien muutoksia osa uuden järjestelmän hyödyistä voi jäädä saamatta, mikä on itse asiassa rahan haaskausta.
Yksi viimeisimmistä asiakkaistani oli voimakkaasti Pohjois- ja Itä-Euroopassa toimiva yritys. Koska yksittäiset maayhtiöt olivat pieniä, ja varsinainen liiketoiminta ei vielä ollut projektimaista, yrityksessä ei ollut yhteisiä projektimenelmiä. Johdon hiljaisena tavoitteena oli rakentaa toimiva projektikulttuuri koko yritykseen. Siihen ei ole parempaa tapaa kun heittää tiukka haaste ja antaa ammattimainen valmentaja avuksi.
Erittäin käytännönläheinen ja todellisuuteen pohjautuva kirjoitus. Suorastaan opettavainen tarina kokeneemmillekin projektipäälliköille. CIO:t ja ICT-johtajat mukaanlukien.
Kyllä aistii, että kirjoittaja tietää mistä kirjoittaa!
Kunhan ulkoisella projektipäälliköllä on valtaa:
- projektissa tarvittavaan budjettiin (ei aina sama kuin projektibudjetti) ja sen käyttämiseen, esim. riittävän resursoinnin varmistamiseksi
- asiakasorganisaation työntekijöiden käskettämiseen ja työpanoksen ohjaamiseen, jotta vastuun lisäksi projektipäällikölllä on myös valta ja mahdollisuus johtaa projekti maaliinsa
Erittäin ammattitaitoista tekstiä. Palkkaisin.
PARHAAT KÄYTÄNNÖT
Sonja Laakkonen, 16.11.2011 15:38Voiko tietohallintolain ohittaa yksityissektorilla?
Ilmoituksesi käsitellään seuraavan työpäivän kuluessa.