PARHAAT KÄYTÄNNÖT
Menno Huijben, 1.9.2011, 9:19Erppiä ei voi rakentaa kuten taloa
Suunnitteletko vanhojen liiketoimintajärjestelmiesi korvaamista uudella erp-ratkaisulla?
Oletko tekemässä vaatimusmäärittelyä kaikista liiketoiminnan kehittämisen edellyttämistä uusista ominaisuuksista ja toiminnoista?
Saatko toimittajilta tarjouksia täynnään blueprintteja ja mallinnuksia, kuorrutettuna lupauksilla uuden järjestelmän käyttöönotosta ”big bang” -tyylillä vain paria päivää ennen kuin vanha lakkaa toimimista?
Ei, todennäköisesti tämä ei kuvaa tapaasi toimia. On kuitenkin edelleen useita yrityksiä ja järjestelmätoimittajia, joiden projektisuunnitelmat ja sopimukset sopivat tähän kuvaan.
Toki tiedämme kaikki, ettei tämä lähestymistapa toimi. Puhumme nyt niistä erp-projekteista, jotka ylittävät budjetin kaikilla mahdollisilla tavoilla: aika, raha, loppuun palaneet ihmiset, tyytymättömät loppukäyttäjät ja odotettua vähemmän toimivia ominaisuuksia. Ja näin siis silloin, kun olet onnekas. Saatat myös menettää muutamaksi kuukaudeksi kykysi laskuttaa asiakkaita.
Miksi sitten ”big bang” -käyttöönotot ja blueprintit ovat niin suosittuja? Ihmiset pitävät siitä, että asiat on ennalta määrätty. Jos rakennat talon, teet ensin piirustukset, kustannusarvion, hankit urakoitsijan, tilaat raaka-aineet ja sitten aloitat rakennustyöt. Ensin perustukset, sitten seinät, katto ja niin edelleen. Yksinkertaista kuin mikä.
Jos erp-projektiin käytetään miljoonia euroja, onhan se parasta saada onnistumaan. Ensin pitää suunnitella ja dokumentoida, mitä haluamme, neuvotella kiinteä hinta ja sitten aloittaa rakentaminen.
Mikä ongelma tässä on? Erp ei ole ennalta määrättävissä. Erp ei ole talo.
Moni asia erp-projektissa ei ole ennustettavissa ja vaatii aikaa oppimiseen, määrittelemiseen, selittämiseen, opettamiseen, muuttamiseen ja hyväksymiseen. Ihmiset tarvitsevat aikaa ymmärtääkseen uusia käsitteitä. Erityisesti silloin, kun he hoitavat samanaikaisesti päivittäisiä työtehtäviään.
Mitä hyötyä on blueprintin määrittelemisestä, jos ihmiset ovat sisäistäneet vasta puolet siitä, mistä uudessa järjestelmässä on kyse? Mitä hyötyä on projektisuunnitelmasta, johon ei ole sisällytetty ihmisiltä tulevan muutoksen hyväksymiseen ja siihen valmistautumiseen kuluvaa aikaa?
Ajattele mieluummin, että erp-projekti on matka. Tiedät, minne haluat mennä, mutta et kuitenkin tarkalleen sitä, miten sinne pääset. Etkä ole yksin tällä matkalla. Koko organisaation, mukaan lukien tavarantoimittajien ja asiakkaiden, on tultava mukaan.
Monenlaisia odottamattomia asioita saattaa tapahtua matkanne aikana, ja sinun on oltava joustava, jotta voit reagoida niihin. Opit ja saat matkan aikana uusia kokemuksia, jotka saattavat saada sinut jopa kysymään: Olemmeko sittenkään oikealla tiellä?
Tämä ei tarkoita, ettet voisi olla järjestelmällinen ja hyvin organisoitunut. Matkaliput ja hotellit voi varata etukäteen jopa seikkailuretkeä varten. Silti, kun pääset perille, hotelli voi olla ylibuukattu, juna myöhässä, ja sinun on opittava sopeutumaan tilanteeseen.
Kun hyväksyt, ettei erp ole talo, pystyt rakentamaan projektin oikealla tavalla: sisällyttämään siihen riittävästi ketteryyttä ja joustavuutta, pitäen mielessä inhimillisen tekijän. Hauskaa matkaa!
" Erp ei ole ennalta määrättävissä. Erp ei ole talo. " Niin.
Huono erp ei ole - hyvä on.
Höpinät pelkkiä selittelyitä sille että ei osaa suunnitella etukäteen ja sille että saisi erp-projektit jatkumaan (laskutuksen) loputtomiin.
Toimintatapoja ja niiden muutoksia ei tietenkään enää erp:n rakennuksen yhteydessä mietitä, hitaimmat ehkä opettelevat hahmottamaan.
Lopinät ketteryydestä ja sen ' pakollisuudesta ' on halpaa yritystä vedättää asiakkailta turhaa laskutusta. Erittäin sievästi ilmaistuna.
ERPiä ei ehkä voi rakentaa kuten taloa ja projektimetodina ei enää nykyään olekaan vesiputousmalli kuten talonrakennuksessa usein on.
Yleisimmät syyt epäonnistumiseen: Käyttäjät kokevat järjestelmän liian hankalaksi käyttää, epärealistiset odotukset, peruskokonaisuuden hahmottaminen jää epäselväksi, perusdata on jo valmiiksi epätarkkaa tai virheellistä, tekniset vaikeudet ja käyttö, käyttäjien muutosvastarinta (eivät koe tarvitsevansa uutta järjestelmää), muutoksenhallinta unohtuu, liian tiukka aikataulu tai liian vähän henkilöitä mukana
PARHAAT KÄYTÄNNÖT
Sonja Laakkonen, 16.11.2011 15:38Voiko tietohallintolain ohittaa yksityissektorilla?
Ilmoituksesi käsitellään seuraavan työpäivän kuluessa.