CASE
25.10.2011, 9:09Kuopio - tulipalojen sammuttajasta "strategiaohjuriksi"
Johdanto
Suomen yhdeksänneksi suurimmassa kaupungissa, vuonna 1775 perustetussa Kuopiossa, on 97 000 asukasta ja koko Kuopion vaikutusalueella elää 600.000 ihmistä. Kuopio on yksi valtakunnallisista osaamiskeskuksista ja merkittävä yliopistokaupunki. Kaunis luonto ja viihtyisä, palvelutasoltaan erinomainen elinympäristö tekevät Kuopiosta houkuttelevan asumispaikan - elämänlaadun kaupungin.
Kaupungin tietohallinto, tietohallintojohtaja Jukka Vornasen johdolla, vastaa kaupungin yhteisten tietohallintotoimintojen johtamisesta sekä yhteisten tietotekniikkaratkaisujen ohjauksesta ja kaupungin tietohallintostrategian ja kehitysohjelman valmistelusta ja toimeenpanosta. Tietohallinto määrittelee asiakkaidensa, Kuopion kaupungin palvelualueiden, kanssa mitä ict-palveluita pyritään tuottamaan sekä varmistaa, että asiakkaan varsinainen palvelutoiminta saa riittävän tuen tietoteknisistä ratkaisuista.
Historia
Kuopion kaupungin tietotekniikan hyödyntämisen moderni historia alkoi runsas 30 vuotta sitten. Alkutaipaleen toiminta oli innostunut ja vahvasti tietotekniikan ehdoilla tapahtut valloitusretki; ”käenpoika” sai rauhassa kasvaa varsin pitkälle omilla ehdoillaan, kunhan se vain pystyi tuottamaan arkipäivän työhön riittävästi rationointihyötyjä.
Vuosikymmenten saatossa tietotekniikan hyödyntämiskustannukset kuitenkin nousivat yhä kiihtyvällä tahdilla. Substanssijohto alkoi pitää atk:ta kiusallisena kustannuseränä, jonka sisälle ei ollut menemistä, kun oma ymmärrys ei aina oikein riittänyt keskusteluissa tietotekniikkavelhojen kanssa.
Muutos käynnistyy
Kuopio käynnisti aktiivisen suunnanmuutoksen tietotekniikan palvelujen tuottamisen rakenteiden muuttamiseksi vuonna 2006. Muutoksen keskeiset tavoitteet olivat ja ovat edelleen:
- Tietotekniikan kustannusten nousun hillitseminen lisäämällä tuottavuutta siten, että yksikkökustannukset etenkin perustietotekniikan osalta saadaan laskevalle uralle.
- Tietotekniikan asiantuntijaosaaminen ja saatavuus vastaamaan uuden teknologian vaatimuksia, jotka korostavat erityisesti sähköisen asioinnin ratkaisuja.
- Parantaa substanssitoiminnan mahdollisuuksia ohjata tietotekniikkaratkaisujen hankintaa ja kehitystä siten, että substanssitoiminnan prosessien kehitystä voitaisiin vauhdittaa tulevien tarpeiden mukaisesti.
Vuosina 2006–2007 vietiin läpi projekti, jossa määritettiin Kuopion kaupungin tietohallinnon johtamismalli sekä tietohallintostrategian kehittämisen ja ylläpidon toimintamalli, laadittiin ensimmäiset tietohallintostrategiat koko kaupunkitasolle ja keskeisille toimialoille ja perustettiin tietohallinto omaksi yksikökseen vastaamaan kaupungin tietoteknisten palvelujen järjestämisestä. Atk-keskus jäi jatkamaan omana yksikkönään operatiivisten palvelujen tuottajana.
Ict-palveluyhtiön perustaminen
Samanaikaisesti, kun vuonna 2008 organisoitiin ja käynnistettiin Kuopion kaupungin tietohallinnon toimintaa omana yksikkönään, käynnistettiin myös projekti, jonka tarkoituksena oli yhdistää Kuopion kaupungin atk-keskus sairaanhoitopiirin vastaavan yksikön, TekPlus:n kanssa yhdeksi uudeksi maakunnalliseksi ict-palveluorganisaatioksi.
Perustamisella tavoiteltiin it-palvelutuotannon tehokkuuden, saatavuuden ja toimintavarmuuden parantamista. Muutoksella pyrittiin osaltaan tehostamaan ja selkeyttämään tukipalvelujen tuotantoa
ja näin mahdollistamaan omistajatahojen keskittyminen omien ydintehtäviensä hoitoon.
Yhdistämisprojektin päätöksenä syntyi Istekki, Kuopion oma ict-palvelutuottaja, joka tuottaa käytännössä kaikki kaupungin ict-peruspalvelut. Meidän ”omistajien” tavoitteena on, että siitä muodostuisi korkealaatuinen kokonaispalvelujen tuottaja siten, että myös järjestelmien omistajuus siirtyisi sinne.
Nykytila ja sen haasteineen
Kuopion suunnalla on tapahtunut paljon viime vuosina. Tämän lisäksi tietohallinnon arkipäivään on kuulunut valtakunnallinen yhteistyö KuntaIT:n kanssa, oman toiminnan jalkeille saaminen, isohkojen järjestelmähankkeiden läpivienti ja pyytämättä eteen tulleiden ”tulipalojen” sammutus.
Vuoden 2011 alusta konsernipalvelussa sijaitsevaan tietohallintoon koottiin hallinnollisesti kaikki substanssialueilla olleet runsaat 20 tietohallinnon asiantuntijaa. Tavoitteena on yhdenmukaistaa toimintaprosessit ja palvelut. Fyysisesti nämä tietohallintotiimit jäivät asiakkaiden tiloihin, jotta tiiviin yhteistyön säilyminen tällä tasolla voitiin turvata.
Kaupungissamme on noin 6000 työntekijää, joiden työtä yritämme osaltamme auttaa. Työasemia on kaikkiaan noin 4000. Omistuksessamme on erilaista tietoliikenneverkkoa yli 300 kilometriä. Tietojärjestelmiä on runsas 300 kappaletta.
Suurimmat lähivuosien hankkeet liittyvät dokumentin- ja asianhallinnan uusimiseen, sähköisten palvelujen kehittämiseen sekä terveydenhoidon kansallisten ratkaisujen käyttöönottoon.
Oman suolansa tuovat mahdolliset kuntaliitokset tai isäntäkuntamallin mukaisten palvelurakenteiden toteutus, jollaisia on tulossa vuoden 2013 alusta.
CIO:n kysymyksiä:
1. Miten tärkeänä tietohallinnon menestymiselle näet tietohallintostrategian olemassaolon ja ennen kaikkea sen yhteyden substanssitoiminnan strategiaan?
2. Mikä merkitys systemaattisella työskentely- ja johtamistavalla on tietohallinnon menestymiselle?
3. Miten kehittää yhteistyötä Kuopion oman ICT-palvelutuottajien kanssa?
Miten tilanteessa kannattaisi toimia? Osallistu keskusteluun ja kerro näkemyksesi alla olevalla kommenttilomakkeella.
