It-organisaatio: hyöty vai kustannus?

Onko it-organisaatio yritykselle kustannus, vai tuottaako se hyötyä liiketoiminnalle? Tähän kysymykseen Konecranesin tuotantojohtaja Kari Suominen, Forte Netservicen toimitusjohtaja Markus Lankinen ja Hankenin Cers-instituutin tutkija Pekka Helle ovat etsineet vastausta arvonmääritystutkimuksessaan. Tutkimuksessa hyödynnettiin ensimmäistä kertaa Helteen kehittämää arvonmääritysmenetelmää.

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millaisia toiminnallisia ja taloudellisia hyötyjä tietotekniikkaratkaisujen ostaminen tuotteistettuina palveluina tuo yritysten liiketoiminnalle. Tutkimuksen kohteena oli Forten Konecranes-konsernin tietohallinnolle ehdottama toimintamalli, jossa tietoturva- ja tietoliikenneratkaisut ostetaan keskitetysti tuotteistettuna ja konsernitason palveluna.

Markus Lankinen

”Kyseessä oli mielenkiintoinen tutkimushanke, jossa selvitettiin ensimmäistä kertaa kattavasti, millaisia hyötyjä syntyy”, Lankinen kuvailee.

Konecranes lähti Suomisen mukaan hankkeeseen halusta selvittää harmonisoidun ja globaalisti yhtenäisen it-toimintatavan kustannussäästöt ja hyödyt liiketoiminnalle.

”Jossain pisteessä asioita pitää ruveta keskittämään, ja olemmekin keskittäneet paljon. Kun liikevaihtomme ylitti miljardin rajan, liiketoiminnan saamat hyödyt infran keskittämisestä alkoivat näkyä”, hän kertoo.

Miljoonien hyödyt

Arvonmääritysmenetelmän mukaan laskettuna Konecranes-konsernin saama hyöty it-ratkaisujen ostamisesta tuotteistettuna palveluna olisi useita miljoonia euroja vuodessa.

Kari Suominen

”It-palveluiden tuotantoprosessien harmonisoinnista saadut hyödyt olivat yllättävän suuret”, Suominen kertoo.

Merkittävä taloudellinen hyöty syntyy myös riskienhallinnan tehostumisesta. Keskitetysti hoidettu ja läpi koko organisaation yhdenmukainen tietoturva parantaa virustorjuntaa ja sitä kautta järjestelmien käytettävyyttä. Kun tietotekniikasta on tullut entistä tärkeämpää liiketoiminnalle, sen haavoittuminen ja käyttökatkokset tulisivat kalliiksi.

Tietohallintojohtajan tehtävästä tuotantojohtajaksi siirtynyt Suominen havainnollistaa tilannetta sillä, että jos virus pysäyttää järjestelmän, myös tuotanto voi pysähtyä.

Raha ei yksin ratkaise

Hyödyllä ei tarkoiteta vain kustannussäästöjä vaan liiketoiminnan tehostumisesta ja kehittymisestä syntyviä toiminnallisia hyötyjä, joille annetaan taloudellinen arvo.

Suomisen mukaan toimintamalli lisääkin järjestelmien hallittavuutta ja päivitettävyyttä sekä mahdollistaa liiketoiminnan mukaan joustavan tietotekniikan.

Kolme porrasta

Konecranes-konsernin arvonmäärityshanke eteni kolmiportaisesti. Ensimmäinen vaihe oli muutoksen tunnistaminen, eli mikä muuttuu it:ssä ja mikä liiketoiminnassa.

Toisella portaalla muutos kvantifioidaan. Eli kerättiin tietoa, jotta prosessit, toiminnot ja uudet hyödyt voidaan esittää lukuina.

”Tietoa kerättiin esimerkiksi siitä, millaisella viiveellä ostettuun yritykseen saadaan yhteistä toimintaa tukeva it-infra. Viiveitä tulee, ja pahimmillaan tuotanto seisoo”, Helle selittää.

Kolmannessa vaiheessa luvut muutettiin euromääräisiksi.

”Mitä maksaa esimerkiksi se, että tehdas seisoo viruksen vuoksi. Tai se, ettei ostettua yritystä saada integroitua.”

”Tämä antaa bisnesyksiköillemme mahdollisuuden luoda uusia liiketoimintamalleja ja laajentua nopeammin uusille liiketoiminta-alueille. Palvelukumppanilta se edellyttää kykyä toimittaa kansainvälisesti yhdenmukaisia konsernitason palveluja”, hän sanoo.

Lankisen mukaan hyötyajattelun suhteen kissa nostettiin pöydälle.

”Halusimme selvittää, mitkä ovat todelliset kustannukset, ja mitkä todelliset hyödyt. Palveluntuottajan on ne ymmärrettävä. Jos hyödyt eivät toteudu, kaikki saavutetut säästöt menetetään nopeasti”, hän muistuttaa.

It onkin investointi!

Ostaminen ja myyminen muuttavat luonnettaan, kun kyse on palveluna ostamisesta. Tähän tulokseen ovat tulleet asiaan perehtyneet tutkijat Hankenin Cers (Centre fot Relationship Marketing and Service Management) -instituutissa.

Konecranes-konsernin ja Forten arvonmuodostusjumpassa mukana olleen Pekka Helteen mukaan it:n ostaminen palveluna on astetta monimutkaisempaa, sillä perinteiset mittarit eivät kerro tietotekniikan arvoa liiketoiminnalle.

Tietotekniikan ostaminen tuotteistettuna palveluna muuttaa it-hallintoa, mutta sillä on myös sekä toiminnallisia että taloudellisia vaikutuksia liiketoiminnalle.

”Ensin on katsottava, miten toimintatavat muuttuvat, ja sitten arvioitava muutoksen taloudelliset vaikutukset. Silloin ei puhuta it:stä pelkkänä kustannuksena vaan muutoksen mahdollistavana investointina”, Helle korostaa.

Konecranes-konsernissa siirtyminen yhtenäiseen, globaaliin it:hen on vaikuttanut sisäisten asiakkaiden eli liiketoimintayksiköiden toimintaan. Käytännössä se näkyy hänen mukaansa muun muassa toiminnan tehostumisena.

”Sisäiset asiakkaat yhtenäistämällä päästään kiinni uusiin liiketoimintamalleihin. Siitä syntyy isot taloudelliset hyödyt. Juuri se tekee it:stä investoinnin.”

Opettele ostamaan

Iso haaste it:n bisneshyötyjen mittaamiselle on Helteen mielestä se, että it:ltä ja bisnekseltä puuttuu yhä yhteinen kieli. Ja kun sitä ei ole, niiden välille syntyy väistämättä kuilu.

Helteen neutraalin roolin ansiosta Konecranes-harjoituksessa päästiin kuitenkin avoimeen keskusteluun.

Oleellinen muutos palvelupohjaisessa ostamisessa perinteiseen myyjä-ostaja-vastakkainasetteluun verrattuna on se, että palvelupohjaisessa ostamisessa ostaja ja myyjä jakavat hyödyt samoin kuin riskitkin.

Palvelua ei Helteen mukaan ole mahdollista myydä pelkällä hinnalla, vaan ostajan ja myyjän on yhdessä arvioitava palvelun arvo. Se edellyttää osaamista molemmilta osapuolilta. Yhteistoiminnallinen arviointi näkyy myös hinnoittelukeskusteluissa.

”Kun it:tä ostetaan tuotteistettuna palveluna, ostetaan toimintatapamuutoksia. Sellaista ostamista ei osata”, hän toteaa.