Säästä! Ei kun investoi!

Taantuma syö tällä hetkellä lähes jokaista yritystä rotan lailla. Suuri osa yrityksistä pyrkii säästöihin, ja it on usein tulilinjalla ensimmäisten joukossa.

Osassa yrityksiä tehdään varmasti pakon sanelemia leikkauksia, mutta mihin ne pitäisi kohdistaa? Vai pitäisikö leikkauksien sijaan lisätä sittenkin höyryä ja käyttää hintojen lasku hyväksi investoimalla lisää it:hen?

Talous määrää suunnan

Muun muassa paperiteollisuutta palvelevassa teknologiayhtiö Metsossa on kovat ajat. Henkilöstövähennykset ovat seuranneet toisiaan, ja säästöt kohdistuvat joka puolelle konsernia. Vaikka Metson it-budjetti on pysynyt kokonaisuutena samalla tasolla kuin viime vuonna, kustannussäästöihin on pyritty laajalti ja niistä on saatu konkreettista hyötyä.

Pauli Nuutinen

”Emme sinänsä puhu leikkauksista, vaan puhumme kustannustehokkuusohjelmasta. Mitään paniikinomaisia leikkauksia emme ole tehneet, vaan olemme käynnistäneet säästöohjelman, johon sisältyy nopeita toimenpiteitä, keskipitkän aikavälin asioita ja myös isoja rakenteellisia hankkeita. Kaikissa on selkeä tavoite kustannustehokkuuteen”, Metson tietotekniikkajohtaja Pauli Nuutinen selvittää.

Kaupan alalla tilanne ei ole tällä hetkellä yhtä mutkikas kuin teknologiateollisuudessa. Esimerkiksi SOK:ssa nähdään nyt paljon mahdollisuuksia myös it-investointeihin.

Raimo Mäenpää

”Liiketoiminnan kehittäminen ei ole pysähdyksissä, ja siksi tietohallinto investoi jatkuvasti. Myös jatkuvuuden varmistaminen tarkoittaa investointeja”, SOK:n tietohallintojohtaja Raimo Mäenpää sanoo.

”Investointien suuntaus tulee huononakin aikana liiketoiminnan tarpeista. Investointihankkeet ovat merkittävä asia, mutta työtä on tehtävä jatkuvasti myös omien toimintamallien ja toiminnan kehittämiseksi, jotta investointien läpivienti on tehokasta ja hallittua. Siitäkin voi saada hyvän tilin.”

Poistuneiden koneet kiertoon

Metsossa haetaan nopeita kustannussäästöjä esimerkiksi vähentämällä ostamista.

”Otetaan esimerkkinä pc:t, joissa voidaan säästää pidentämällä niiden käyttöaikaa. Lisäksi kun henkilöitä on joutunut lähtemään yrityksestä, pystymme kierrättämään olemassa olevia laitteita”, Nuutinen kertoo.

Pienistä puroista

Vähennetään ostamista: Pidennetään käyttöikää, kierrätetään.
kehitysprojektien priorisointi
ylläpitopalveluiden uudelleenneuvottelu
lisenssien hallinta
web-konferenssit

Pauli Nuutinen

”Toinen asia on kehitysprojektien priorisointi. Pitää katsoa, mikä on oleellista ja mikä ei, ja missä on lyhimmät takaisinmaksuajat. Lisäksi tarkastelemme jatkuvia palveluja, ovat ne sitten tele-, it-infrastruktuuri- tai sovellusten ylläpitopalveluja. Käymme läpi niiden sopimukset, ja tarvittaessa neuvottelemme ja kilpailutamme ne uudelleen”, hän jatkaa.

Lisäksi kyseeseen tulee Nuutisen mukaan toimittajien määrän vähentäminen, ja yhtiö harkitsee myös kaukoulkoistamista.

Nuutisen mukaan Metsossa pyritään jatkossa myös tehokkaampaan omaisuuden hallintaan.

”Pitää tietää, missä meidän lisenssimme ovat ja ketkä niitä käyttävät. Ja erityisesti, kun henkilökunta vähenee, pyritään välttämään uusien lisenssien hankkimista. Lisäksi meillä on menossa pitemmän tähtäimen rakennemuutoksia, joista esimerkkinä palvelimien ulkoistaminen. Aiemmin serverit ylläpidettiin pitkälti itse, mutta nyt ne on siirretty toimittajan haltuun. Tämä ei näy kustannussäästönä välttämättä heti, vaan pidemmällä aikavälillä.”

Nuutisen mukaan muun muassa tietyt onnistuneet sopimusneuvottelut ja ostojen vähentäminen ovat tuoneet suuria säästöjä.

”Ei puhuta kymmenistä miljoonista euroista, mutta miljoonista kuitenkin.”

Aivan pelkällä säästämisellä ei Metsonkaan it-asioita kehitetä. Tiettyihin osa-alueisiin panostetaan myös tiukan taloudellisen tilanteen aikana. Yhtiö jatkaa investoimista toiminnanohjaukseen.

”Olemme kokeneet globaalien liiketoimintaprosessien kehittämisen tärkeäksi. Lisäksi olemme edelleen sijoittaneet tukifunktiojärjestelmiin eli henkilöstöhallintoon, taloushallintoon ja viestintään”, Nuutinen sanoo. Hänen mukaansa yhtiö kehittää jatkossa erilaisia ryhmätyökaluja.

”Käytämme jo tällä hetkellä paljon esimerkiksi web-konferensseja.”

Nuutisen mukaan erilaisten viestintätyökalujen integroinnilla ja uusilla palveluilla pystytään edelleen säästämään matkakustannuksissa sekä lisäämään liiketoimintojen tehokkuutta ja reagointikykyä.

Ei kasvua ilman säästöjä

SOK siis jatkaa kovaa vauhtia kehittämislinjalla, ja it-budjettikin kasvaa muun liiketoiminnan mukana. Silti myös osuuskunta miettii säästömahdollisuuksia.

”Toimintaa tehostetaan kaikilla tietohallinnon alueilla. Erityisesti sellaiset kulut ovat arvioitavana, joilla ei ole suoraa ja riittävän nopeata vaikutusta liiketoiminnan saamaan palveluun tai joiden ajoitusta voidaan harkita ilman oleellista riskiä. Haemme erityisesti edullisempia tapoja ratkaisujen toteutukseen esimerkiksi virtualisoimalla. Ja säästöähän syntyy jo siitä, kun toteutukset ovat tällä hetkellä aiempaa edullisempia”, Raimo Mäenpää kertoo.

SOK panostaa edelleen voimakkaasti liiketoiminnan kehitysalueille, esimerkiksi sisutus- ja rakentamiskauppaan.

”Kasvua tuetaan muun muassa verkkopalveluja kehittämällä. It:n tehokkuutta ja vaatimustenmukaisuutta edistetään aktiivisesti”, Mäenpää sanoo.