Viisi tapaa parantaa it:n suorituskykyä ja säästää

Kamalaa kerrassaan. Eri puolilla maailmaa muistellaan 30-luvun suuren laman aikoja. Yhdysvalloissa talouden uskotaan kasvavan parhaimmillaankin vain 1,3 prosenttia tänä vuonna. Vauhti on hitainta sitten WTC:n perämaininkien ja it-kuplan jälkilöylyjen.

CIO-lehti metsästi viisi elävää esimerkkiä tuottoisista ja nopeista voitoista tietohallinnon järkeistämisessä. Olkaa hyvät!

1. Määrämittaista matkapuhelinhärdelliä

Aika on rahaa kirjaimellisesti, kun puhutaan matkapuhelimen käytöstä. Title Resource Group otti äskettäin härkää sarvista, ja päätti suitsia kuriin alituisesti kasvavat mobiilikustannukset niin puhelinten kuin vaikkapa Blackberryjen osalta.

Kiinteistöalalla toimiva, 300 miljoonan dollarin liikevaihtoa tekevän Realogy-konsernin tytäryhtiö sattuu tässä ajassa osumaan turbulentille toimialalle. Koko konserni on soveltanut valinnoissaan määrätietoisesti tiukkaa teknologiakuria. Taustalla on luja tahto it-kulujen tiukaan trimmaamiseen. Konsernin CIO:n Craig Cuyarin mukaan esimerkiksi työntekijöiden koulutusjärjestelmät ovat parhaillaan siirtymässä palveluna ostettuihin ohjelmistoihin, SaaS:iin. Tavoitteena on säästää raudassa, softassa ja käyttöönoton kuluissa.

Mutta kenellä on kanttia sanoa ei taktisluontoisille kululeikkauksille?

Tässä anarkian silmässä yhtiö ei voinut tietää puhelinkulujensa suuruutta. Title Resourcen CIO:lla Nehal Trivedillä oli harmaa aavistus, että se oli kuitenkin aivan liian paljon.

”Tuhat taalaa kuussa puhelinkuluja pekkaa päälle kyllä nostaa johdon kulmakarvoja”, hän kuittaa.

”Jos kyse olisi jonkun yksityisen ihmisen puhelinlaskusta, jotain sen pienentämiseksi takuulla tehtäisiin, oli ihminen sitten miten kommunikaatiosuuntautunut tahansa.”

Trivedi tarvitsi dataa tulevien päätösten pohjaksi. Niinpä yhtiön bi-ekspertit istahtivat konsernin talousväen kanssa keräämään sitä. Kun tiedot oli saatu kasaan, käynnistettiin keskustelut kahden merkittävimmän puhepalvelutoimittajan kanssa. Yhtiö lajitteli työntekijänsä kolmentyyppisiin puhelimenkäyttäjiin: minimalisteihin, vain äänipuhujiin sekä niihin, jotka käyttävät sekä dataa että ääntä.

Minimalistien suurin laskutussumma on 40 taalaa kuukaudessa. Vain puheliikenteeseen keskittyneet saavat tyytyä peruspuhelimeen, kun taas äänen ja datan käyttäjille on tarjolla BlackBerry tai joku muu älyviestin. Yhtiö lähettää yksikönvetäjille kuukausittaisen laskuyhteenvedon, josta selviää puhelinten käyttö persoonakohtaisesti.

Projekti kesti muutaman kuukauden, mutta säästöt alkoivat näkyä jo ensimmäisissä puhelinlaskuissa. Trivedi arvioi, että yritykset voivat vastaavasti menetellen leikata puhelinlaskuistaan 30–35 prosenttia. Varsinkin, jos lähtötilanne on lähes kontrolloimaton.

Titlenkään tapauksessa muutos ei olut ongelmaton. Siisti mobiililaite oli saavutettu etu, josta oli ikävä luopua yhtiönkään edun nimissä. Mutta nähtyään johdon luvut ensimmäisistä muutoksen jälkeisistä puhelinlaskuista moni osti idean. Ja mahdollisuudeksihan jäi pitää haluamansa puhelin, vaikkakin omaan piikkiin.

Hanke toi tullessaan myös huomattavan turvallisuusedun: yhtiö on pystynyt sen jälkeen kontrolloimaan älypuhelinten datasisältöä, sillä sähköpostit toimivat vain sen omissa laitteissa. Kun työntekijä lähtee, myyntidata ja muu vastaava ei enää kävele hänen mukanaan ovesta ulos kuten aiemmin.

2. Sammuta käyttämättömät pc:t

Kun CIO vetää myös yhtiön ympäristörekeä, it-organisaatio joutuu ottamaan vastaan haasteen, halusi se sitä tai ei. Vihreys voi säästää vihreitä taaloja, jotka ovat pankin(kin) elinehto. Varsinkin sellaisen, joka kärsi asuntoluottokriisin ensityrskyissä ja joutui näyttämään ovea 1 200 työntekijälleen heti kättelyssä.

Wall Street odottaa Washington Mutualilta (WaMu) liikevoittoa aikaisintaan 2010. Deborah Horvath on ollut pankin CIO vuodesta 2004. Hän sai vetääkseen myös vuonna 2007 perustetun ympäristöneuvoston.

Viherhankkeet alkoivat, ennen kuin talousongelmat iskivät pankkiin. Mutta silti pankki on alentanut pc-peräisiä kasvihuonekaasujen päästöjä 65 prosentilla ja on kolmen miljoonan taalan säästövauhdissa sähkölaskuissaan tänä vuonna.

Säästöt tulevat energiankulutusta vahtivan ohjelmistopaketin mukana. Pankki otti käyttöön Verdiemin softan ensin sadan pc:n pilotissa ja asensi sen sitten kaikkiin yhtiön 44 000 työasemaan.

Ensisijassa ohjelmisto vahtii pc:n käytön laatua ja ajaa laitteen nukuksiin aina, kun sen käyttö laskee alle tietyn tason. Kannettavat vedettiin pois hankkeesta, sillä niiden osalta roi ei osoittanut ollenkaan samaa hyötytasoa kuin pöytälaitteissa.

WaMu:n järjestelmässä sen haarakonttoreiden pc:t ja näytöt ovat päällä aamukahdeksan ja iltakuuden välillä. Päätoimipaikoilla näytöt himmenevät 20 tapauksettoman minuutin jälkeen, ja pc:t torkahtavat valmiustilaan puolen tunnin kohdalla. Näyttö sammuu, ja pc jää valmiustilaan joka työpäivän ilta kello 18. Luonnollisesti näiden aikarajojen jälkeen työskentelevä henkilö voi venyttää annettuja rajoja.

3. Puhdista infra roskasoftasta ja turhista laitteista

Ajattelepa organisaatiota, jonka vuotuinen it-budjetti on 20 miljardia taalaa. Voinet uskoa, että ei kukaan ihminen, mikään taulukko tai yksikään tietokanta hanskaa kokonaisuuden jokaista softakikkaretta tai rautavermettä. Kysymyksessä on Yhdysvaltain puolustusministeriö.

It-omaisuuden hallintahankkeet ovat säästäneet Yhdysvaltain armeijan varoja miljoonien edestä. Nyt DoD, Puolustusministeriö, haluaa tehdä saman.

Näin tahtoo ainakin Joe Paiva, hankesalkku-spesse, joka rekrytoitiin it-omaisuuden hallintahankkeiden vetoon juuri maan armeijan palveluksesta.

Paivan mukaan it-omaisuuden hallinta hahmottuu neljän keskeisen kysymyksen kautta. Kas näin:

• Mitä teknologioita sinulla on?
• Mitkä niistä omistat itse?
• Ovatko palveluiden sopimusehdot suotuisat?
• Onko järkeä pitää koko teknologiakirjoa pystyssä?

Ensimmäinen kysymys sai vastauksen, kun Paiva työskenteli BDNA-nimisessä yhtiössä omaisuudenhallintaohjelmistojen parissa. Eräänä päivänä Joe kumppaneineen asensi BDNA Insight ”agentittoman havainnoijan” armeijan erään tukikohdan järjestelmään. Tarkoituksena oli saada kuva organisaation keskeisten toimipisteiden järjestelmäkirjosta.

Agentittomuus tarkoittaa tässä sitä, että sovellus kahlaa läpi organisaation koko ip-avaruuden merkaten ylös joka softapalan ja rautahippusen. Alkuskannaus vei tässä tapauksessa noin päivän. Sitten sovellus tuotti raportin, jonka rakenne voitiin määritellä halutuksi usean eri muuttujan perusteella.

Raportti tuotti yllätyksiä ja on auttanut armeijaa sulkemaan ilmeisiä hukkaputkia järjestelmistään. Esimerkiksi käyköön se, miten yksittäin eri puolille jättiorganisaatiota myydyt Oracle-lisenssit muutettiin suurkäyttäjälisensseiksi ja asioista sovittiin jatkossa yksittäisten jälleenmyyjien sijasta suoraan Oraclen kanssa. Joe Paivan mukaan armeija säästi jo tällä tempulla kymmeniä miljoonia dollareita.

Rautapuolelta löytyi muun muassa puoliunohdettuja ja toisaalta tolkuttomasti ylikuormitettuja tulostimia. Tuhansiin tulosteisiin kuukaudessa kykenevä tehotykki saattoi tulostaa kuukaudessa vain satakunta sivua.

”Hyvällä hallintasoftalla näkee pian, mistä kohdista organisaatiota järjestelmän käytöstä puuttuu tolkku”, Paiva tähdentää.

Ikään kuin oto-hommana omaisuudenhallintasysteemi on avittanut armeijaa myös turvallisuuden hallinnassa. Näkyviin putkahti eläviä FoxPro-tietokantoja. Näiden aikanaan Microsoftin omistukseen siirtyneiden tuotteiden käyttö oli virallisesti lopetettu jo vuosia aiemmin.

”Löysimme kannan sellaisia versioita, jotka muun muassa päästivät salaamatonta dataa verkkoon.”

Toinen esimerkki: mainio softa kaivoi verkosta 103 kappaletta Google Earthin installaatioita. Juju oli siinä, että vaikka yksittäiset ihmiset voivat latailla verkkojätin karttapalvelua ilmaiseksi, isot organisaatiot eivät saa. Samassa rytäkässä löytyi 54 epämääräistä kopiota iTunesia ja kelpo kapallinen Google Talk -installaatioita, joiden avulla oli mahdollista kommunikoida varsin leväperäisesti niitä näitä.

Ympäristöissä, joissa järjestelmäkokonaisuuksien ajateltiin olevan tiukasti hallinnassa, pulppusi kaikenlaista omin päin waretettua.

”Kysymyksessä ei ole mikään ’army-juttu’. Säännöstenmukaisuus on isossa organisaatiossa aina hankalaa hallittavaksi.”

Gartnerin analyytikko Jack Heine arvioi, että organisaatioissa, joilla on kehittymätön tai mitätön it-omaisuuden hallintakulttuuri, on asiaan paneutumalla mahdollista säästää vuodessa jopa 20 prosenttia it-budjetista. Seuraavina kolmena vuonna päästään viiden prosentin säästöihin vuodessa.

Joe Paivan mukaan mikä tahansa iso organisaatio pääsee samaan tulokseen kuin armeija ja puolustusministeriö.

”Tyypillisessä suuryrityksessä kourallinen toimittajia hanskaa jättiosaa kaikesta rautaan ja softaan käytetystä rahasta. Tämän hoksattuaan CIO voi alkaa puhua suuryrityslisensseistä”, Paiva sanoo. ”Parinkin prosenttiyksikön säästöt todella suurista luvuista ovat suuria lukuja nekin.”

4. Hommaa apuja sopimusneuvotteluihin

Ranskalaisen Lafargen virginialainen tytäryhtiö valmistaa sementtiä, kipsiä ja muita vastaavia rakennusmateriaaleja. Kuuden miljardin dollarin vuosiliikevaihto ei ole nappikauppaa.

Siitä huolimatta yhtiön CIO Patrick Kys koki jääneensä vaille asiaankuuluvaa huomiota, kun it-toimittajien kanssa keskusteltiin hinnoittelusta. Toimittajiin kuuluivat etunenässä AT&T, HP ja Microsoft.

Lafargessa ei vain tiedetty, mikä olisi oikea hinnoittelutaso. Näin ollen pohja hintaneuvotteluillekin oli kovin höttöinen. Sitä paitsi yksittäisen CIO:n on vaikea selvittää, mitä kollegat muissa yhtiöissä mistäkin maksavat. Yleensä myös toimittajasopimukset pitävät asiakkaiden suut supussa näistä asioista.

Hommatakseen näköalaa Lafarge teki NPI Financial -konsulttiyrityksen kanssa sopimuksen. NPI on erikoistunut ostokustannusten hallintaan.

Muutamassa viikossa NPI oli selvittänyt AT&T:n kanssa tehtyjen sopimusten taloudelliset vaikutukset. Toimeksiantaja Lafarge uskoutui tämän esimerkin innoittamana NPI:n huomaan ja sopi, että tämä avaisi lukuisten muidenkin toimitussopimusten taloudelliset merkitykset seuraavan vuoden kuluessa.

Lopputuleman mukaan Lafarge maksoi selvää ylihintaa erilaisista asioista siellä ja täällä. Yrityksessä käärittiin heti hihat säällisempien sopimusten aikaansaamiseksi.

NPI on suora neuvonantaja useille asiakkaille, samalla kun se neuvottelee joidenkin toimeksiantajien puolesta ja mittaa sekä vertailee palveluiden hinnoittelua useilla toimialoilla. Yksittäinen asiakasdata pidetään salaisena. Lafargen Patrick Kys kokee saaneensa NPI:ltä tietoa, joka muualta ei ollut saatavilla.

Lafarge on myös suuri HP-talo niin laajalla rautavalikoimalla kuin HP:n useilla ohjelmistoillakin mitattuna. Ylläpitosopimusten tullessa katkolle NPI:n väki vertaili parin viikon ajan HP:n tarjoomaa kilpaileviin vastaaviin ja lisäksi siihen, mitä HP tarjosi muille vertailukelpoisille asiakkailleen.

”Tämä auttoi arvioimaan paitsi olemassa olevaa sopimusta mutta varsinkin uusien monivuotisten sopimusten teossa”, sanoo Lafargen it-kontrollerina työskentelevä Sepehr Kousha.

Uudesta sopimuksestaan AT&T:n kanssa Lafarge hyötyi usealla eri tavalla, vaikkakaan yhtiöstä ei haluta asiaa lähemmin valottaa. Patrick Kys kuitenkin paljastaa, että säästöt olivat ”20 prosenttia isommat kuin mitä hän rohkeni odottaa”.

Sepehr Koushan mukaan telepuolen neuvottelut ovat hankalimpia. Hintahyötyjen saavuttaminen kysyy todella hyviä istumalihaksia.

Patrick Kys neuvoo vastaavassa tilanteessa olevia organisaatioita tuomaan kontrollerin it-organisaatioonsa. He ovat esimerkiksi sopimusneuvotteluissa hyvä asennelisä CIO:n keskimääräiseen kyvykkyyskokonaisuuteen. Kontrolleri Kousha raportoi CIO Kysille ja siinä ohessa korporaation rahoitusjohtajalle. >

5. Automatisoi it-hallinnon rutiinit

Vaatimustenmukaisuus. Sitäpä et voi välttää etkä siinä täysin onnistua. Mutta vaatimusten kanssa pelatessa voi asioita yksinkertaistaa ja sitä kautta saavuttaa kustannusetuja.

Gap Inc.Directille Sarbanes-Oxleyn ja PCI:n vaatimukset merkkaavat ennen muuta sitä, että yhtiö kontrolloi työntekijöidensä pääsyä yhtiön omaan taloudelliseen ja sensitiiviseen asiakastietoon.

Sähköiseen kauppaan erikoistunut Gap Inc.Direct pyörittää arkeaan lähinnä unix- ja linux-servereillä. Mukaan mahtuu kuitenkin myös Microsoftin palvelintuotteita. Tätä heterogeenistä ympäristöä Gap hallinnoi Microsoftin Active directoryn hallintatyökaluilla.

”Muiden ulottuvuuksiensa ohessa AD antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuuden varmistaa ja kontrolloida loppukäyttäjien toimivaltaa useita unix-työkaluja helpommin”, sanoo Gapin it-osaston vanhempi asiantuntija Jeff Arcuri.

AD ei sellaisenaan kuitenkaan tue unixia tai linuxia. Ylläpidon oli näin ollen profiloitava jokaisen käyttäjän toimialue sovelluksineen ja tietokantoineen yksittäin ja sen mukaan, millaista työtä kukin teki.

PCI ja Sox-auditointien alla ylläpitoväen oli kaivettava palvelinlokeista tietoa siitä, kuka milloinkin oli minkäkin tiedoston kimpussa missäkin yhtiön sadoista palvelimista. Hippusia tästä työmaasta kyettiin automatisoimaan joillakin skripteillä, mutta se oli mitätön hyöty kokonaisuutta ajatellen.

Helpottaakseen tuskaa Jeff Arcuri päätyi Likewise Softwaren identiteetinhallintasoftaan. Installointi vei aikaa kolmisen kuukautta alkuvuodesta 2008 ja vaati kahdesta viiteen järjestelmäihmisen työpanoksen eri kohdissa projektia. Installoinnin tuloksena AD:n ominaisuudet ulottuivat nyt myös unixin ja linuxin pääsyn- ja oikeuksienvalvontaan.

Sittemmin yhtiössä on ryhdytty rakentamaan ryhmäprofiileita erilaisille tehtävänkuville, jolloin jokaista uutta tehtävää ei tarvitse konfiguroida yksilöllisesti. Likewisen raportointi tuottaa lisäksi käyttäjä-, päivä- ja palvelinkohtaista dataa.

Kun firman it-väestä aiemmin jopa kymmenen eri henkilöä otti prosessin jossakin vaiheessa osaa tietyn työntekijän pääsyprofiilin auditointiin, nyttemmin tällaisen ryhmäprofiilin varmistaminen menee enää noin viiden ihmisen silmien editse.

Jeff Arcurin mukaan raportoinnin laatu on oleellisesti aiempaa parempaa.

Järjestelmän käyttöönotto kaikkineen maksoi noin 400 000 dollaria, mutta yhtiö näkee säästävänsä vuositasolla useista sadoista tuhansista aina miljoonaan taalaan liikkuvan summan.

IDG