Analyytikot
Aila Vuoria, 28.10.2009, 14:07Uutta bisnestä uudesta järjestelmästä - mittaamalla, johtamalla vai rohkeudella?
Toiminnanohjausjärjestelmien edellyttämiä investointeja perustellaan
suurimmaksi osaksi laskelmilla, jotka osoittavat toiminnan tehostumisen sekä
laadun paranemisen.
Kehityshankkeiden seuranta painottuu tyypillisesti aikataulun, tehdyn työn ja toteutuneiden kustannusten seuraamiseen. Seuranta päättyy, kun hankkeen tulokset on hyväksytty – vaiheessa, jolloin investoinnista saatavien hyötyjen todentamiseen liittyvän seuraamisen tulisi vasta alkaa! Seurannan tulisi jatkua vähintään siihen asti, kunnes voidaan todeta että hankkeelle asetetut tavoitteet ja odotetut hyödyt on saavutettu.
Uusi toiminnanohjausjärjestelmä on lähes aina perustiedon tuottajana ja työn tekemisen tukijana parempi kuin entinen. Tyytyväisyyskyselyt todennäköisesti osoittavat käyttäjien ja johdon ”tykkäävän”. Tiedon laatu, toimintaan liittyvän raportoinnin ja suorituskyvyn mittaamisen edellytykset paranevat ja kaikki ovat tyytyväisiä. Vai ovatko?
Arjen parantuneista olosuhteista huolimatta on todennäköistä, että edelleenkin hukataan paljon hyödyllistä tietoa. Usean eri muuttujan yhtäaikainen seuraaminen antaisi viitteitä esimerkiksi toimenpiteitä edellyttävistä osa-alueista, mutta usein toiminnan seuraamiseen ja päätöksentekoon liittyvät käytännöt jäävät muuttamatta. "Kerran mietitty kelvatkoon, yksinkertainen on kaunista." Osoittaako tämä perimmäisen halun jättää entiselleen kaiken muun paitsi sen, minkä muuttaminen on välttämätöntä uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottamiseksi? Ehkäpä.
Useiden tutkimusten mukaan uuden järjestelmän tuomien liiketoimintahyötyjen on todettu jääneen vähäisiksi. Mutta yhtä usein tutkimuksissa on jätetty tarkentamatta mitä liiketoimintahyödyllä siinä yhteydessä tarkoitetaan.
Huolimatta hyödyn käsitteellisestä epätäsmällisyydestä sillä ymmärretään yleisesti jonkin tavoitteen saavuttamista kuten toiminnan volyymin kasvua ja taloudellisten tulosten paranemista. Tyypillisesti odotukset liittyvät myös uusiin tuotteisiin, palveluihin ja liiketoimintamalleihin.
Toiminnanohjausjärjestelmien ja muiden liiketoimintaratkaisujen kehittämistä valmisteltaessa tulee määritellä paitsi hankkeen aikaiset seurantamittarit niin myös tavoitteet ja niiden toteutumisen seuraamiseen liittyvät mittarit sekä mittaamisen edellyttämät tiedot.
Mitä enemmän toiminnanohjaus- ja muiden järjestelmien tulee tukea liiketoiminnan ja liiketoimintamallien kehittämistä, sitä monipuolisempaa ja yhtenäisemmällä syklillä tuotettavaa mittausta tarvitaan. Haasteena on mittauksen edellyttämien tietojen keruu. Toiminnanohjausjärjestelmät antavat parhaimmillaankin vain osan niistä tiedosta joita kattavassa analysoinnissa tarvitaan.
Mittariston kattaessa kaikki strategiset ulottuvuudet nähdään eri osa-alueilla tapahtuvat muutokset ja muutosta mahdollisesti selittävät tekijät jolloin voidaan joko ennakoida tai reagoida täsmätoimenpiteillä.
Tietotekniikan liiton IT Barometri 2009 -tutkimuksen mukaan it:n vaikutusten mittaaminen on suomalaisyrityksissä yleinen ongelma. Liiketoimintavaatimuksia ei mitata laajasti ja luotettavilla liiketoiminnan mittareilla. Tuotetut hyödyt perustuvat siis uskomuksiin.
Saman tutkimuksen mukaan it governance -mallien käyttö on alkuvaiheessa joten edessä on vielä paljon tekemistä jotta suomalaiset ansaitsevat käsityksensä teknologian tehokkaasta ja monipuolisesta hyödyntäjästä.
Tutkimuksessa esille tulleiden avointen vastausten perusteella painitaan edelleen perusasioiden kanssa. Esimerkkeinä liiketoimintaprosessien tehostaminen, it-projektien hallinta, sähköinen laskutus ja laskujen käsittely.
On kuitenkin korkea aika ottaa myös kaikki mahdollisuudet huomioon ja täsmentää ennakkoluulottomasti ne liiketoimintahyödyt, joita tietotekniikan avulla halutaan ja voidaan saavuttaa sekä ottaa käyttöön parhaat mahdolliset ratkaisut tulosten aikaansaamiseksi.
Uusien tuote- ja palveluinnovaatioiden sekä liiketoimintamahdollisuuksien tunnistaminen edellyttää mittavaa tiedon keruuta, yhdistelyä, säännöllisesti tapahtuvaa seurantaa ja analysointia, mutta myös ennakkoluulottomuutta muuttaa käyttäytymis- ja toimintamalleja.
Kirjoittaja toimii johtavana konsulttina Marketvisiossa.
